Manual: Utilização do Sistema de Acompanhamento e Planejamento (SIAPLAN)
Página institucional
1. APRESENTAÇÃO
O sistema SIAPLAN é o sistema de gerenciamento de projetos sugerido para o registro e monitoramento de projetos da PMF. Ele segue o Fluxo do Ciclo de Vida de projetos estabelecido na Metodologia de Gerenciamento de projetos definida pelo escritório Corporativo de Projetos e Processos da PMF - PRO2. A metodologia se encontra disponível para consulta no Canal do Planejamento, através do link: https://planejamento.fortaleza.ce.gov.br/programas/87-escrit%C3%B3rio-corporativo-de-projetos-e-processos-pro2.html
Para cada uma das etapas do Ciclo de Vida do Projeto (Iniciação, Planejamento, Execução e Monitoramento e Encerramento) o sistema disponibiliza um conjunto de funcionalidades que vão sendo liberadas conforme o projeto avança. Para facilitar a usabilidade do sistema, apresentamos a seguir um Passo a Passo dessas funcionalidades, na sequência em que o projeto é executado, a iniciar pelo cadastro do projeto no sistema e fechando com o registro do Termo de encerramento do projeto. Em caso de dúvidas, entrar em contato com o PRO2 através do e-mail egpcorporativo@sepog.fortaleza.ce.gov.br. Atenciosamente, Escritório Corporativo de Projetos e Processos (PRO2)
2. GLOSSÁRIO
| Termo | Definição / Significado |
|---|---|
| Guia PMBOK® | Guia de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos, editado pelo Project Management Institute (PMI), que reúne práticas, diretrizes e definições relacionadas à gestão de projetos. |
| Sistema SIAPLAN (Sistema de Acompanhamento e Planejamento) | Sistema de gerenciamento de projetos da PMF que apoia a aplicação da metodologia, funciona como repositório de registros do projeto, facilita a interação entre as partes interessadas e melhora o acompanhamento pelos envolvidos. |
| Sistema de Entrega de Valor | Conjunto de atividades estratégicas destinadas a construir, sustentar ou promover uma organização, podendo envolver portfólios, programas, projetos, produtos e operações. |
| Valor | Benefício, importância ou utilidade de um produto ou serviço. Nos projetos, o valor é percebido de formas diferentes pelas partes interessadas e pode incluir valor social. |
| Portfólio de Projetos | Conjunto de projetos, programas, portfólios subsidiários e operações gerenciados em grupo para alcançar objetivos estratégicos. |
| Programa | Conjunto de projetos, subprogramas e atividades relacionados, gerenciados de forma coordenada para gerar resultados e benefícios que não seriam alcançados individualmente. |
| Projeto | Esforço temporário realizado para criar um produto, serviço ou resultado único, com início, meio e fim definidos, consumindo recursos para gerar valor à organização e às partes interessadas. |
| Gerenciamento de Projetos | Aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para cumprir os requisitos e alcançar os objetivos estabelecidos. |
| Abordagem de Desenvolvimento | Método utilizado para criar e desenvolver o produto, serviço ou resultado durante o ciclo de vida do projeto. |
| Ciclo de Vida do Projeto | Série de fases pelas quais um projeto passa do início ao fim, formando a estrutura lógica necessária para produzir suas entregas. |
| Cadência de Entrega | Tempo e frequência em que as entregas do projeto são realizadas, especialmente quando o produto é dividido em entregas menores. |
3. INFORMAÇÕES DE ACESSO AO SISTEMA
Para solicitar acesso ao sistema SIAPLAN a área do órgão/entidade, responsável pelo gerenciamento do portfólio de projetos, deve entrar em contato com a Secretaria de Planejamento Orçamento e Gestão (SEPOG) através da Coordenadoria de Modernização Organizacional (COGEM), telefone 3512-6774 para orientações, ou encaminhar e-mail para egpcorporativo@sepog.fortaleza.ce.gov.br. Após liberado, o quadro de acesso ao sistema Siaplan aparecerá no guardião do usuário. Se ao acessar o quadro o sistema exibir a mensagem “Seu acesso está sendo providenciado” o usuário deverá entrar em contato com a Sepog/Cogem para conclusão do acesso. Ao encaminhar a solicitação de acesso, informar cpf, nome completo, email institucional e perfil de acesso desejado. Para o perfil, considere os papéis do usuário abaixo indicados. Cada perfil recebe informações e permissões de funcionalidades que divergem conforme o papel exercido pelo usuário, nos projetos.
| Perfil de acesso | Papel do usuário | Menus disponíveis |
|---|---|---|
| Administrador Master | Escritório Corporativo de Projetos (PRO2) | Dashboard, Projetos, Relatórios, Estratégia Organizacional, Documentação e Administração (consultas, alterações e aprovações gerais). |
| Administrador Sênior | Escritório Setorial de Projetos | Dashboard, Projetos, Relatórios, Estratégia Organizacional, Documentação e Administração (consultas, alterações e aprovações para o órgão). |
| Planejamento | Planejamento | Dashboard, Projetos, Relatórios, Estratégia Organizacional, Documentação e Administração. |
| Secretário | Secretário e Patrocinador | Dashboard, Projetos, Relatórios e Documentação, com consultas e aprovações em projetos do órgão. |
| Coordenador | Coordenador e Patrocinador | Dashboard, Projetos, Relatórios e Documentação; consultas na coordenadoria/diretoria e aprovações se for patrocinador. |
| Gerente de Projeto | Gerente de Projeto | Dashboard, Projetos, Relatórios e Documentação; criar e alterar projetos sob sua gestão. |
| Responsável | Responsável por atividades | Dashboard, Projetos, Estratégia Organizacional e Documentação; pode alterar atividades de sua responsabilidade. |
Atenção! Observe que não existe o Perfil “Patrocinador”, mas sim o papel de patrocinador que é atribuído a coordenadores e secretários no momento do cadastro do projeto.
4. TELA INICIAL – DASHBOARD
O Dashboard, ou Painel de Controle, é a primeira tela a qual o usuário do SIAPLAN tem contato, sendo a tela inicial do sistema. Nela se obtém um panorama geral de projetos vinculados ao usuário. A partir do Dashboard o usuário poderá ser redirecionado à outras funcionalidades do sistema, de acordo com seu perfil. Nessa tela são exibidos gráficos gerais que facilitam o monitoramento dos projetos. Clicando no título de um projeto (exibido na cor azul, na tela) o usuário será redirecionado ao seu detalhamento.
Se o usuário tiver entrado no sistema com o perfil Secretário ou Coordenador serão exibidos todos os projetos da Secretaria ou Coordenação da qual o usuário faz parte. Observe que não existe o perfil de acesso “Patrocinador”. Este papel é vinculado aos perfis de Coordenador ou Secretário no momento de cadastro do projeto, conforme demonstrado na FASE 1 – INICIAÇÃO DO PROJETO, deste documento. O usuário, no papel de Patrocinador, terá acesso aos quadros de aprovação de projetos, conforme cada situação, podendo aprovar projetos para planejamento, execução, entregas, solicitações de mudanças e dar aceite final do projeto, conforme demonstrado a seguir:
No perfil de Gerente de Projetos (GP) o dashboard do sistema exibe todos os projetos gerenciados pelo usuário e permite que este acesse todas as funcionalidades necessárias para o gerenciamento do seu projeto, em todas as fases do ciclo de vida. O perfil responsável exibe dashboard semelhante ao
perfil de gerente de projeto só que o usuário visualiza todos os projetos nos quais ele é responsável por alguma atividade e, no caso, o usuário pode atualizar somente as informações dessas atividades.
5. CICLO DE VIDA DE GERENCIAMENTO DO PROJETO
5.1. FASE 1 – INICIAÇÃO DO PROJETO
O principal objetivo da Fase de Iniciação é conhecer melhor a necessidade para a qual o projeto foi proposto. Devem ser conhecidos, nessa fase, as justificativas para a realização do projeto, os benefícios esperados, os produtos a serem entregues, as expectativas das partes interessadas, e por fim deve ser autorizada a execução do projeto pelo Patrocinador. Essa fase inicia com a elaboração do Canvas pelo Gerente de Projeto e é concluída com aprovação deste pelo Patrocinador. O CANVAS aprovado pelo Patrocinador representa o TAP – Termo de abertura do Projeto previsto na Metodologia aplicada.
5.1.1. Como cadastrar um projeto?
Para o cadastro do projeto, o usuário deve estar conectado ao sistema no Perfil “Gerente de Projeto” e
selecionar a opção <Cadastrar Projeto> do menu Projetos. Excepcionalmente o perfil
Administrador Sênior pode utilizar das suas permissões para cadastrar o projeto, mas isso não deve ser a
situação normal.
Ao selecionar a opção <Cadastrar Projeto>, demonstrada acima, o sistema vai exibir o TAP
– Termo de Abertura do projeto, onde o gerente de projeto (GP) deve preencher os quadros DADOS DO CANVAS e
DADOS COMPLEMENTARES do projeto.
Para auxiliar no preenchimento do quadro DADOS DO CANVAS o usuário pode clicar no sinal “?”, ao lado de
cada campo do quadro, para esclarecimento de dúvidas, conforme demonstrado a seguir. Os campos do quadro
DADOS DO CANVAS são de preenchimento obrigatório, exceto os campos
<custo de investimento> e <detalhamento dos custos>, caso se trate de
um projeto não orçamentário.
Com relação aos dados complementares, os campos <Data início do projeto> e
<Data término do projeto> são de preenchimento obrigatório.
Atenção! Os campos preenchidos no TAP só serão salvos quando o usuário clicar no botão “Salvar” que fica posicionado no final da tela. Recomenda-se que temporariamente o usuário salve as informações registradas para evitar perdê-los, em caso de falha na conexão.
Atenção! Uma vez que o CANVAS foi enviado para aprovação do Patrocinador, o GP não poderá mais alterá-lo, exceto se o Patrocinador o devolver em vez de aprová-lo. Veja a seguir como o Patrocinador pode devolver o CANVAS para ajustes pelo gerente de projeto.
5.1.2. Como o Patrocinador deve aprovar ou devolver o CANVAS?
Para aprovação do Canvas do projeto o usuário deve estar conectado ao sistema no Perfil “Coordenador” ou “Secretário”. Se ele for o Patrocinador do projeto terá acesso ao quadro de avisos do dashboard indicado abaixo, de forma a poder realizar as aprovações.
O Patrocinador pode também, acessar diretamente o projeto, na lista de projetos apresentada no dashboard, com status “Iniciação”.
Em ambos os casos, o sistema levará o usuário à tela Lista de projetos, por ele patrocinados, exibindo os que estão para aprovação para que ele possa analisar as informações registradas e aprovar ou desaprovar o CANVAS. Lembrando que o CANVAS do projeto, no sistema Siaplan, refere-se ao TAP – Termo de abertura do projeto, documento formal de autorização do Patrocinador para inicio do projeto. Importante ressaltar que o Patrocinador deve analisar os campos preechidos, especialmente, justificativa, objetivo do projeto, produto, custo e benefícios para certificar se o projeto está
devidamente compreendido. Para análise ele deve clicar na opção “detalhes do projeto” e após análise clicar na opção “Aprovar para Planejamento”
Para aprovar o CANVAS o usuário deve clicar em “Aprovar”. Nesse caso, o sistema habilita automaticamente a
aba <Planejamento do Projeto>.
Atenção! A “desaprovação” ocorre na mesma opção citada acima, o que pode confundir o usuário, mas é isso mesmo, conforme demonstrado na imagem a seguir. Nesse caso, o usuário clica no botão “não aprovar” informando o motivo da não aprovação e o projeto retorna para o Gerente fazer os devidos ajustes.
5.1.3. Como alterar o CANVAS de um projeto?
O usuário, conectado ao sistema, com o perfil “Gerente de Projeto” pode alterar as informações do CANVAS a
qualquer tempo, desde que o projeto encontre-se na Fase de iNICIAÇÃO, do seu ciclo de vida. Caso o CANVAS já
tenha sido enviado para aprovação do Patrocinador, mas ainda não tenha sido aprovado, o mesmo terá que
devolvê-lo ao GP para que este possa realizar a alteração. Uma vez aprovado pelo Patrocinador, o projeto
passa para a fase de PLANEJAMENTO, do ciclo de vida e o CANVAS não poderá mais ser alterado. Nesse caso, as
alterações podem ser registradas na funcionalidade <Solicitação de Mudanças> na fase de
EXECUÇÃO E MONITORAMENTO, do ciclo de vida do projeto. Caso o CANVAS esteja disponível para alterações o GP
pode proceder normalmente as alterações e clicar no botão <Salvar>.
O CANVAS também pode ser alterado pelo usuário com perfil “Administrador Sênior”, considerando os mesmos
critérios de aprovação citados anteriormente, mas nesse caso, o usuário precisa clicar em
<Editar TAP> para que o sistema permita realizar as alterações. Ao final, o usuário
deverá clicar no botão <Salvar> para que as alterações sejam confirmadas.
5.2. FASE 2 – PLANEJAMENTO DO PROJETO
A Fase do Planejamento deverá ser iniciada após aprovação do CANVAS pelo patrocinador do projeto e consiste no detalhamento do Plano inicial do projeto de forma a definir, mais claramente, os requisitos do produto/serviço ao qual o projeto se propõe e, a partir deles, planejar como o projeto será desenvolvido, quais os recursos necessários e que fluxo de atividades será seguido para que o objetivo do projeto seja alcançado.
Ao final do planejamento o Gerente do projeto deve submeter a EAP/cronograma para aprovação do Patrocinador. Somente após aprovado o projeto entra na fase de execução.
Atenção! A forma de planejamento depende de cada projeto, da cadência das entregas e da abordagem de desenvolvimento utilizada. Os documentos básicos recomendados, para qualquer projeto, independente da abordagem de desenvolvimento, nessa fase do ciclo de vida do projeto são: EAP, e lista de atividades, que juntos compõem o cronograma do Projeto. Projetos mais complexos, que utilizam abordagem preditiva ou híbrida podem elaborar, de acordo com a necessidade, a complexidade e abordagem de desenvolvimento utilizada, planos de comunicação, aquisições, riscos, mudanças e demais planos adicionais. Esses planos, se existirem, devem ser aprovados na fase de planejamento, em conjunto com o cronograma.
5.2.1. Como o gerente de projeto deve elaborar a EAP/cronograma do projeto?
Essa opção só fica disponível para o usuário quando o projeto se encontra na fase de PLANEJAMENTO, do seu ciclo de vida, ou seja, após a aprovação do CANVAS pelo Patrocinador do projeto. O planejamento deve ter por base o grupo de entregas, produto e demais informações já definidas no CANVAS e deve ser iniciado pelo cadastro das ETAPAS do projeto. A orientação aqui é que o usuário cadastre todas as etapas do projeto e na sequência, se houver, as sub etapas, para somente depois cadastrar as atividades do projeto, com suas datas e responsáveis, gerando assim o cronograma do projeto.
5.2.2. Como cadastrar Etapas e Subetapas?
Ao entrar na aba EAP/Planejamento, o sistema já traz do lado direito da tela, o botão
<Cadastrar Etapa>.
Para o cadastro de sub etapas, atividades e entregas o usuário tem que, após o cadastro da etapa, clicar no
botão <Ações Etapa> localizado à direita na linha azul da etapa, conforme indicado a
seguir:
Para o cadastro de etapas e sub etapas o sistema abre uma janela para informações de título e descrição, essa última um detalhamento, se necessário, do que as caracteriza.
5.2.3. Como editar, apagar e inativar Etapas e Sub etapas?
Ainda no mesmo botão de ações possíveis dentro da etapa, demonstrado acima, é possível: - Alterar o título
ou descrição de uma etapa; - Apagar uma etapa, desde que o projeto ainda se encontre na fase de
planejamento, pois não é possível apagar uma etapa com o projeto em execução; e - Inativar uma etapa, caso
ela não vá mais ser realizada e o projeto já esteja em fase de execução. Observando que as etapas inativas
podem ser visualizadas posteriormente, clicando no botão-lupa à esquerda da opção
<Copiar Atividades>. Também é possível ver na ação “Histórico da Etapa” e “Histórico da
Sub etapa” as alterações ocorridas no título ou descrição destas. Essa funcionalidade é importante para o GP
e Patrocinador acompanharem as alterações realizadas ao longo do projeto.
5.2.4. Como cadastrar atividades?
A ação “Cadastrar Atividade” exibe a tela, a seguir, para o registro das atividades que vão compor o cronograma do projeto. O GP deve cadastrar todas as atividades (entre 8h e 80h) que deverão ser realizadas para a entrega da etapa/sub etapa. Recomenda-se escrever as atividades com verbo no infinitivo, para dar a ideia de tarefa a ser realizada pelo responsável e alinhar com este o tempo previsto de execução. Esse alinhamento de estimativas de tempo com os executores das atividades proporciona um cronograma exequível.
Para atividades do tipo “Marco” (pontos de controle de entregas acordados entre GP e Patrocinador), sugerimos que o título da atividade seja escrito como substantivo, em vez de verbo e o campo <Esta
atividade é um Marco> obrigatoriamente marcado. Essas atividades, na sua grande maioria, são atividades intermediárias.
5.2.5. Como funciona as atividades Marco?
Quando se indica que uma atividade é do tipo “Marco” o campo “Data Término Previsto” é preenchido automaticamente pelo sistema com o mesmo conteúdo do campo informado em “Data Início Previsto”, conforme pode ser visto acima, pois a atividade do tipo “Marco” não conta tempo no cronograma, é apenas um ponto de controle. No exemplo acima consideramos que o Patrocinador solicitou que ao publicar o Decreto, previsto como entrega do projeto, ele queria ser informado. Por isso foi inserida uma atividade tipo “Marco” após a atividade “Acompanhar a publicação do Decreto”. Veja como fica a lista de atividades desse exemplo no Siaplan.
As atividades do tipo Marco podem ser vistas na opção <Marcos> dos quadros “Planejamento
do Projeto” e “Execução e Monitoramento” como demonstrado a seguir:
Ao cadastrar uma atividade o usuário pode ainda atrelá-la a outra como sua predecessora, indicando que para que esta se inicie é necessário que sua predecessora já tenha sido executada.
Atenção! Esta funcionalidade, apesar de disponível no sistema, não está totalmente implementada, portanto orientamos que não seja utilizada até a liberação da mesma pelo PRO2, quando vocês serão informados.
5.2.6. Como definir atividades predecessoras?
Quando a atividade for liberada pelo PRO2, no campo de cadastro, logo abaixo na tela existe a opção “Atividades Predecessoras” onde ao expandi-la, o usuário pode atrelar a atividade que está sendo criada a uma já existente naquela mesma etapa. A data de início prevista da atividade criada deve ser menor que a data fim previsto para a outra atividade, de modo que implique a atividade predecessora pode estar sendo executada ou já estar finalizada para que assim se inicie a atividade que está criando. Ainda com relação às atividades, em tempo de planejamento, existem as opções de editar, apagar e inativar atividades. Assim como as etapas e sub etapas, as atividades só podem ser apagadas em tempo de planejamento. Uma vez em fase de execução estas só podem ser inativadas.
5.2.7. Como copiar atividades?
Outra opção existente no SIAPLAN é a de copiar atividades de uma etapa ou sub etapa para outra. Isso é comum em projetos em que tem um conjunto de atividades comuns em diferentes etapas/sub etapas. Por exemplo: projetos com etapas de monitoramento de serviços por empresa terceirizada, projetos com ciclos de capacitação ao longo do ano, implantação de serviços em diferentes áreas, etc.
Para copiar atividades de uma etapa/sub etapa para outra o usuário seleciona a funcionalidade
<Copiar Atividades> e o sistema abre as etapas/sub etapas existentes no projeto para
seleção de quais dela o GP quer copiar.
No exemplo abaixo, ao clicar em <copiar> o sistema leva todas as atividades selecionadas
para a nova etapa destino informada. O sistema copia as atividades e coloca a data do dia, portanto faz-se
necessário alterar as datas previstas copiadas e acrescentar algum texto, se necessário.
5.2.8. Como cadastrar entregas?
As entregas são evidências de realização de parte do produto, a partir de atividades realizadas do projeto.
Para cada sub etapa ou, no caso da não existência destas, para cada etapa, o sistema exige que seja
cadastrada pelo menos uma entrega no sistema Siaplan. Ao clicar em <Cadastrar Entrega>,
nos campos de ações possíveis das etapas ou sub etapas, o sistema vai exibir a tela para informações da
entrega. A tela já vai trazer os campos “Etapa” e “Data Prevista da Entrega” preenchidos, esse último com a
data final da etapa, permitindo que o usuário descreva o nome da entrega e altere a data indicada se achar
necessário. Não é aceita data prevista de entrega posterior à data final da etapa/sub etapa. Reforçamos que
não é recomendável cadastrar entregas por atividade, mas sim para o resultado de um conjunto de atividades
realizadas. A orientação é que outros documentos do projeto sejam anexados na aba
<Documentos> e as entregas, de fato representem a entrega final de uma etapa/sub etapa.
Entretanto, os GPs podem registrar, caso juguem necessário, mais de uma entrega por etapa/sub etapa, para
seu controle, mas, nesse caso, nem todas precisam ser obrigatoriamente aprovadas pelo Patrocinador. Essas
entregas de controle exclusivo do GP, quando cadastradas podem
ter desmarcado o campo <Entrega sujeita à aprovação do Patrocinador>. Lembrando que o
sistema exige que cada etapa/sub etapa deve ter pelo menos uma entrega para controle do Patrocinador e nesse
caso o campo citado deve permanecer marcado, conforme demonstrado a seguir:
5.2.9. Como o Patrocinador deve aprovar um projeto para a fase de Execução?
Quando o GP tiver cadastrado todas as etapas, sub etapas e atividades conhecidas do projeto bem como as entregas de cada etapa ou sub etapa, o sistema entende que o planejamento do projeto foi concluído, e automaticamente atualiza o quadro de avisos do dashboard indicando ao Patrocinador que tem projeto para aprovar para fase de “Execução”.
Atenção! O Patrocinador deve analisar o cronograma e entregas do projeto antes de
aprová-lo. Uma sugestão é que ele olhe também para o CANVAS do projeto e veja se de fato, o planejamento
está coerente com o TAP. Para aprovar ele deve clicar no quadro
<Projetos para aprovar como Execução> e o sistema vai exibir a lista de projetos
pendentes para aprovação para o usuário patrocinador. Para análise do planejamento o Patrocinador deve
selecionar o projeto e o sistema vai abrir a tela de EAP/cronograma do projeto. Uma vez analisado e pronto
para aprovação o Patrocinador deve abrir a caixa <Ações> canto superior direito da tela e
selecionar a opção <Aprovar para Execução>, conforme demonstrado a seguir:
Uma vez aprovado, o sistema sinaliza a aprovação na tela principal do projeto.
5.2.10. Como manter uma agenda de Partes Interessadas do projeto (Stakeholders)?
O Siaplan abre a possibilidade de manter uma agenda das partes interessadas do projeto no próprio sistema.
O registro dessas partes interessadas deixa o projeto mais rico em informações e detalhes a elas
relacionadas, facilitando o acesso das pessoas envolvidas e as tomadas de decisão ao longo do projeto. Esse
registro não é obrigatório, mas pode ser feito na fase indicativa de Planejamento do Projeto, funcionalidade
<Partes interessadas>. Ao selecionar o botão <+ Cadastrar> o sistema
abre uma próxima tela para cadastro nessa agenda, conforme demonstrado nas telas a seguir:
5.2.11. Como registrar os Requisitos de um projeto?
Os requisitos no projeto são critérios definidos a serem atendidos pelo produto. Uma primeira versão deles
já é definida durante a elaboração do CANVAS, contudo durante a fase de planejamento, precisamos registrar
esses requisitos definidos, novos requisitos que podem surgir, bem como editar requisitos definidos
anteriormente, a qualquer tempo, conforme solicitações das partes interessadas e em acordo com o
patrocinador do projeto. Para esses registros, o usuário deve selecionar a funcionalidade
<Requisitos> na fase indicativa de Planejamento do Projeto, conforme indicado a seguir.
Esse registro não é obrigatório, mas importante não só para orientar as entregas do projeto, bem como manter
toda a documentação do projeto centralizada.
Ao selecionar o botão <+ Cadastrar> o sistema abre uma próxima tela para cadastro desses
requisitos.
5.2.12. Como registrar e monitorar os Riscos do projeto?
O Siaplan permite ainda o cadastro e acompanhamento dos riscos identificados ao longo do ciclo de vida do
projeto. O cadastro pode ser realizado na fase de Planejamento do projeto, campo
<Riscos>. Ao selecionar, no lado direito é avistado o botão “+ Cadastrar”.
No cadastro, o usuário deve preencher o nome do risco, responsável pelo risco, data de identificação, probabilidade de ocorrer, impacto, causa, consequência e descrição do tratamento. Os campos status e estratégia a ser adotada, fonte e gatilho não são obrigatórios.
Os riscos registrados no projeto são exibidos quando selecionamos a funcionalidade
<Riscos>.
O registro pode ser alterado pela opção <Editar Risco> no campo ação do Risco, ou
atualizado, mediante monitoramento, na opção <Cadastrar Acompanhamento>, indicado acima.
5.2.13. Como cadastrar um Plano de Aquisições para o projeto?
Para facilitar o acompanhamento das aquisições do projeto, o gerente pode Registrar um Plano de Aquisições
no sistema Siaplan. Lembrando que o acompanhamento orçamentário do projeto é realizado no MAPP e a
obrigatoriedade de registro de acompanhamento orçamentário se dá no referido sistema. Está sendo estudada
uma integração do Siaplan com o MAPP e logo que tiver concluída passaremos novas orientações. Para registro
das aquisições, no Siaplan, o usuário deve selecionar a funcionalidade <Aquisições> e na
sequência <+ Cadastrar>.
5.2.14. Como cadastrar um Plano de Comunicação do projeto?
O plano de comunicação é uma ferramenta recomendável para projetos que têm a necessidade de criar
estratégias formais de comunicação com as partes interessadas. O Siaplan disponibiliza, nesses casos, o
registro desse Plano na funcionalidade <Comunicação> que é exibida na fase de
Planejamento do Projeto junto dos demais planos aqui apresentados.
No cadastro o usuário preenche o assunto a ser tratado, a data da mensagem, descrição, frequência de envio, tipo, meio, emissor e os dados do receptor. A comunicação deve ser usada como instrumento e alinhamento sobre o projeto entre as partes internas e/ou externas.
5.2.15. Como anexar documentos ao projeto?
O Gerente do Projeto poderá anexar documentos diversos no sistema Siaplan, tenham sido eles gerados pelo projeto ou outros documentos importantes que seja de interesse para armazenamento no sistema. Os documentos anexados ficam disponíveis para consulta da equipe, patrocinadores e gestores do projeto, podendo ser adicionados durante as fases de Planejamento e Execução/Monitoramento do projeto.
5.2.16. Como acompanhar Entregas, Marcos e Cronograma?
Os três últimos campos da fase de planejamento “Entregas”, “Marcos” e “Gráfico de Gantt” são preenchidos automaticamente com o preenchimento dos dados da “EAP/Cronograma”, podendo ser usado como forma de consulta rápida para estas informações específicas.
Para visualizar todas as entregas do projeto o usuário poderá selecionar a opção
<Entregas>, disponível na aba <Execução e Monitoramento> do projeto.
As entregas já anexadas podem ser visualizadas clicando na imagem de um clip que aparece na coluna “Anexo”
da tela a seguir. Também é possível a partir dessa tela, cadastrar uma nova entrega
<+ Cadastrar Entrega> ou editar, anexar, apagar ou registrar acompanhamento de entrega,
clicando na caixa preta exibida à direita na coluna “Ações”.
Como foi citado anteriormente, “Marcos” são pontos de controle de entregas acordados entre GP e Patrocinador. Para visualizar todos os marcos identificados e facilitar o monitoramento deles o sistema disponibiliza a lista de marcos do projeto, exibindo as atividades elencadas como tal.
Logo em seguida, o Gráfico de Gantt apresenta o andamento das etapas e atividades do projeto conforme o cronograma estipulado das atividades, acompanhando através da duração de todo o projeto. O gráfico sinaliza as etapas e atividades que estão de acordo com o cronograma ou que estão em atraso. Lembrando que no Painel BI de Planejamento Estratégico/Projetos também tem a opção do gráfico de Gantt.
5.3. FASE 3 – EXECUÇÃO E MONITORAMENTO
A fase de Execução consiste em realizar e registrar no sistema as atividades realizadas do projeto para cumprir o cronograma e anexar as entregas acordadas na fase de planejamento.
Lembramos aqui que o planejamento é dinâmico e podem ocorrer mudanças de rumo ao longo da execução, entretanto é fundamental que as mudanças sejam registradas e acordadas com o Patrocinador.
Ao longo da execução, ocorre também a fase de monitoramento do projeto, que consiste em registrar o acompanhamento dos riscos, pendências do projeto, atas de reunião, comentários de interesse das partes interessadas e solicitações de mudanças, se existir.
O monitoramento pode ser realizado também pelo Painel BI de Gestão do Planejamento Estratégico. Caso ainda não tenha acesso ao Painel entrar em contato com a Sepog/Cogem.
5.3.1. Como atualizar as informações de execução e monitoramento do projeto?
As atualizações de execução do projeto só são possíveis após a aprovação da EAP/Cronograma pelo Patrocinador, conforme descrito na fase de Planejamento do Projeto. Após essa aprovação, o sistema sinaliza que o projeto está “aprovado para execução”, permitindo que o GP atualize as datas de realização das atividades, à medida que forem ocorrendo, registre novos documentos, comentários, solicitações de mudanças, anexe entregas, atas de reunião e demais informações referentes à execução e monitoramento do projeto. Informamos, entretanto, que o status do projeto só passa de “Planejamento” para “Execução” após atualização da data início real da primeira atividade realizada. Ou seja, para que o projeto conste “EM EXECUÇÃO” faz-se necessário atualizar essa data. Nos tópicos seguintes podemos ver como realizar esses registros:
5.3.2. Como atualizar as datas de realização das atividades?
Ao clicar na lista de ações da atividade e posteriormente selecionando a opção “Editar atividades” o GP poderá informar as datas início real e término real da atividade, quando ocorrerem. É muito importante que essas datas sejam atualizadas à medida que forem ocorrendo pois isso alimenta o percentual de execução do projeto, bem como sinaliza as atividades realizadas e atrasadas, tanto no sistema Siaplan quanto no Painel BI de Planejamento Estratégico/Projetos.
No caso de registro e realização de atividades do tipo “Marco”, somente a data Término Real deve ser informada já que ela não é uma atividade de realização, mas um Ponto de Controle. Em tempo de execução, as datas previstas das atividades também ficam abertas para alteração. Lembrando que alteração nas datas previstas podem ter impacto no prazo final do projeto e nesse caso é preciso que o Patrocinador esteja de acordo com essa prorrogação de cronograma. Se a alteração das datas não provocarem adiamento da entrega ou do projeto, pode ser negociada com o próprio GP. Caso contrário é importante que o GP negocie a prorrogação com o Patrocinador e registre uma “Solicitação de mudanças” no sistema. Atenção! Durante a execução e monitoramento do projeto é importante o GP e responsáveis por atividades observarem os indicadores de atraso. O sistema sinaliza o percentual previsto e real das atividades, sub etapas e etapas bem como sinaliza nas cores verde, amarelo e vermelho os status destas em relação às datas previstas. Quando a diferença percentual das atividades, sub etapas e etapas realizadas for maior que zero e menor que 25% o sistema sinaliza com a cor amarela. Quando essa diferença for maior que 25% o sistema sinaliza na cor vermelha, conforme demonstrado a seguir.
5.3.3. Como anexar entregas do projeto?
Ao selecionar a opção <Anexar Arquivo> na lista de opções das atividades, o sistema
exibirá, na sequência, a tela para o GP indicar a entrega que deseja anexar. Observe que o sistema solicita
a data da entrega, mas só aceita a data do dia, devendo o GP informar o motivo do atraso caso esta data seja
posterior a data prevista planejada para a entrega. Após informar a data, o sistema permitirá que o GP
selecione o anexo que deseja subir.
Após anexadas as entregas aparecem automaticamente no dashboard do Patrocinador para aprovação. Ver, no
índice, o tópico “Como o Patrocinador aprova as entregas do projeto”. O sistema também permite as opções
<Editar Entrega> e <Apagar Entrega> para o caso de uma entrega
cadastrada indevidamente e a opção <Cadastrar Acompanhamento> para registro de
justificativas, no caso de entregas atrasadas. O usuário de registrar, nessa opção, o motivo do atraso e a
proposta de solução para recuperar esse atraso.
No caso da edição de entregas, é importante atentar que se uma alteração na data prevista da entrega tiver impacto no cronograma final do projeto o GP deve negociar essa prorrogação com o Patrocinador e se ele concordar registrar uma “Solicitação de mudanças” no sistema.
Ao solicitar a opção <Editar Entregas>, o sistema exibirá a tela abaixo para edição.
A opção <Cadastrar Acompanhamento> exibe a seguinte tela:
Se o usuário tiver conectado com perfil de acesso “Secretário” ele ainda tem acesso à funcionalidade “Atribuir nota”. Essa funcionalidade deve ser realizada exclusivamente no caso de a entrega do projeto estar vinculada a uma entrega do sistema de Avaliação de Desempenho (SIGAD) que faz a gestão de metas referentes à carreira de Analista de Planejamento e Gestão da PMF. Nesse caso, o sistema abre a tela para o Secretário registrar a “nota de tempestividade”, a “nota de efetividade” e a justificativa da nota atribuída.
5.3.4. Como cadastrar acompanhamentos?
A funcionalidade <Cadastrar Acompanhamento> é importante para que o GP possa deixar
registrado para conhecimento da equipe, patrocinador e gestores, informações relevantes para o conhecimento
sobre a situação do projeto, durante a sua execução. O acompanhamento registrado pode ser do tipo “Ata de
Reunião”, “Comentários”, “Entregas” ou “Riscos” e são exibidos, para o usuário, na aba
<Acompanhamento> da fase de Execução e Monitoramento do Ciclo de Vida do projeto,
conforme demonstrado a seguir:
5.3.5. Como o Patrocinador aprova as entregas do projeto?
Todas as entregas cadastradas com o campo “Aceite do Patrocinador” marcado são disponibilizadas para aprovação do Patrocinador, quando anexadas ao sistema. Entretanto, as entregas só são exibidas para aprovação quando todas as atividades da etapa/sub etapa a qual ela está vinculada são concluídas e o percentual de execução da etapa/sub etapa está com 75%.
Ao clicar em “Projetos com entrega para aprovar” com o perfil “Coordenador” ou “Secretario” o sistema exibe
a lista de projetos que estão nessa situação para que o Patrocinador proceda as aprovações. Observe, na
imagem a seguir, que o Patrocinador pode clicar no anexo para visualizar as entregas e em seguida marcar as
que deseja aprovar. Após marcar ele deve clicar na tela ao lado <Aprovar Entregas>.
Excepcionalmente, se acordado com o Patrocinador, o perfil “ Administrador Sênior” também pode aprovar entregas.
5.3.6. Como registrar e acompanhar Pendências do projeto?
No Siaplan, também é possível registrar e acompanhar o tratamento das questões que surgem ao longo do
projeto, na aba <Registro de Pendências> da fase de Execução e monitoramento. Lembrando
que após cadastradas essas pendências podem ser posteriormente atualizadas quando forem solucionadas. Ao
cadastrar, é necessário descrever a pendência, a criticidade, o status (se algo está
sendo feito a respeito), quem identificou e quem assumiu a responsabilidade pela sua correção, a data de registro da pendência e, posteriormente, a sua solução com a data realizada.
Todas as pendências registradas são exibidas quando o usuário se encontra na aba
<Registro de Pendências>.
5.3.7. Como registrar Solicitações de mudanças?
As solicitações de mudança no projeto devem ser registradas sempre que a inclusão, exclusão, ou alteração de atividades e entregas no projeto causarem impacto no escopo, prazo ou custo final do projeto. Alterações no cronograma que não alterem as questões citadas não precisam, necessariamente, ser registradas tendo em vista que podem gerar uma burocracia desnecessária no gerenciamento do projeto. O registro das mudanças é importante para o histórico do projeto bem como para a atualização de todos as partes interessadas, sobre o que está mudando, em relação ao planejamento inicial.
As solicitações registradas são exibidas na tela, quando o usuário seleciona a aba
<Solicitação de mudanças> na fase de Execução e Monitoramento do ciclo de vida do projeto
e podem ser atualizadas ou apagadas, pelo Gerente do Projeto, se registradas indevidamente, desde que ainda
não tenham sido aprovadas pelo Patrocinador.
5.3.8. Como o Patrocinador pode aprovar as solicitações de mudanças?
Assim como as outras aprovações, o Patrocinador do projeto deve aprovar as solicitações de mudanças na tela do dashboard no painel de aprovações do lado direito da tela, conforme indicado na imagem a seguir:
Ao clicar no dashboard, em “Projetos com solicitação de Mudanças”, o sistema exibe todos os projetos com solicitações pendentes, onde o Patrocinador pode selecionar um específico e no canto direito da barra preta do projeto selecionado, campo “Ações” ele pode “Aprovar” ou “Recusar” a mudança.
5.3.9. Como registrar Lições Aprendidas?
Lições aprendidas são experiências positivas e/ou negativas que ocorrem ao longo do ciclo de vida do
projeto e que uma vez registradas evitam a repetição de erros passados, otimizam tempo, recursos, e promovem
a melhoria contínua e a maturidade em projetos dentro da organização. Para o registro de lições aprendidas
do projeto, o GP poderá fazê-lo, a qualquer tempo, durante a fase de Execução e Monitoramento do projeto, na
aba <Lições Aprendidas>, opção <+ Cadastrar>.
As lições aprendidas registradas são exibidas sempre que o GP acessar essa opção no projeto. Ainda com relação ao registro de lições aprendidas, outra possibilidade é registrá-las no momento da emissão do Termo de Encerramento do projeto. Atenção! Ainda não foi implementada a funcionalidade de exclusão de uma lição aprendida registrada indevidamente, portanto orientamos que revise o registro antes de salvar.
As opções <Documentos>, <Entregas>, <Marcos> e
<Gráfico de Gantt> da fase de Execução e Monitoramento do projeto tem as mesmas
funcionalidades descritas na fase de Planejamento do Projeto e podem ser consultadas no tópico a ela
referentes anteriormente.
5.4. FASE 4 – ENCERRAMENTO DO PROJETO
A fase de Enceramento institui-se quando a última entrega do projeto estiver concluída. O Patrocinador deve avaliar, além da entrega final, se os objetivos do projeto foram alcançados, se as justificativas foram resolvidas e se os benefícios foram obtidos ou encaminhados, conforme acordados, pois alguns benefícios demoram um tempo para aparecer. Pode ser que seja necessário acrescentar alguma atividade ou entrega final e nesse caso o projeto poderá retornar à fase de execução para execução desse acréscimo.
Se o Patrocinador entender que o projeto deve ser finalizado ele deve registrar o Aceite Final do projeto para que o Gerente de projeto possa cadastrar o Termo de encerramento e o projeto possa ser finalizado.
5.4.1. Como o Patrocinador atesta que o projeto foi concluído?
Quando todas as entregas de cada etapa do projeto que foi submetida à aprovação do patrocinador tiverem sido aprovadas o sistema sinaliza que o projeto está em fase de “Encerramento”, conforme demonstrado a seguir. Nesse momento o patrocinador deve dar o “Aceite Final” do projeto, clicando no campo “Ações”, conforme indicado a seguir, para que o GP consiga cadastrar o Termo de encerramento do projeto e este seja considerado “Finalizado”. Caso o Patrocinador não concorde com a finalização do projeto e deseje ampliar o escopo do projeto, o GP poderá inserir novas atividades e entregas. Para isso é necessário incluir nova etapa tendo em vista não ser permitido inserir atividades em etapas já encerradas. Ao inserir novas etapas o projeto retorna para o status “Em Execução”.
5.4.2. Como encerrar o projeto?
Uma vez dado o aceite final do projeto o GP deve preencher o Termo de Encerramento do projeto, clicando na opção “Cadastrar Termo de Encerramento” e preenchendo os campos solicitados.
Ao clicar a seguinte mensagem de alerta será exibida pelo próprio navegador.
Clicando em “OK” o usuário poderá preencher os campos solicitados para o Termo de Encerramento. Após o termo de encerramento ter sido cadastrado o projeto é dado como “Finalizado”.
6. INFORMAÇÕES GERAIS DO PROJETO
Esse tópico orienta sobre um conjunto adicional de funcionalidades do sistema disponíveis para os diversos perfis de acesso.
6.1. Como localizar um projeto?
Ao se conectar ao sistema, uma lista de projetos é exibida no Dashboard de acordo com o perfil do usuário. Para o perfil Gerente de Projeto são exibidos todos os projetos ativos que ele gerencia. No perfil Coordenador o sistema exibe todos os projetos da coordenadoria/Diretoria do usuário e para o Perfil Secretário e administrador sênior todos os perfis do órgão do usuário. A depender do número de projetos, o usuário deve rolar a lista de projetos clicando nas páginas exibidas no campo inferior esquerdo abaixo da lista de projetos.
Caso não localize o projeto desejado, pode tentar acessá-lo diretamente pelo menu
<Projetos>/ <Todos os projetos> ou <Meus Projetos>
para buscar entre aqueles que o usuário tem acesso. A opção <Projetos Legado> exibe
projetos realizados antes de 2020.
Ao selecionar o menu <Todos Projetos> ou <Meus Projetos>< o
usuário pode buscar por “Título do Projeto/ Gerente / Patrocinador”, “Órgão”, “Área”, “Datas de início”
(Previsto e real), “Término” (Previsto e real), “Ano” e/ou “Status”. Atenção! O projeto sempre é alocado na
mesma coordenadoria/ diretoria do gerente/ usuário que o cadastrou. Ao buscar por área, busque pela
coordenadoria a qual o projeto está atrelado.
Localizado o projeto o usuário pode ainda clicar no próprio título do projeto para ser redirecionado para a tela “Iniciação”, “Planejamento”, “Execução e Monitoramento” ou “Encerramento”, conforme a fase do projeto. Também clicando na barra de ações e selecionando a opção “Detalhes” o usuário recebe as informações detalhadas do projeto.
6.2. Como editar informações do projeto?
Na fase de “Iniciação” do projeto, enquanto o CANVAS do projeto não tiver sido enviado para aprovação do
Patrocinador, O GP pode alterar todas as informações do projeto. Excepcionalmente, o Administrador Sênior
também consegue realizar essas alterações na opção <Editar TAP>. Além de edição do TAP o
Administrador Sênior tem acesso às opções <Editar> que trata-se de alteração de Dados
Complementares, <Apagar Projeto>, desde que este ainda não tenha sido aprovado,
<Cancelar> e <Suspender>. Orientamos ainda que essas opções sejam
acordadas com o Patrocinador do projeto. A opção <Aprovar Entregas> exibida abaixo só é
possível na fase de “Execução do Projeto”.
A edição de Dados Complementares é realizada, geralmente, pelo Escritório de Projetos, com acesso de Administrador Senior e é utilizada para alterações de GP, patrocinador, objetivo estratégico, indicador atrelado, objetivo do desenvolvimento sustentável, classificação e informações orçamentárias (MAPP, LOA, PPA).
6.3. Como alterar o gerente e patrocinador do projeto e migrar projetos?
Exceto quando o projeto já está com status “Finalizado”, em qualquer outra fase do ciclo de vida do
projeto, é possível alterar Gerente e Patrocinador do projeto. Para fazê-lo o usuário deve estar conectado
no perfil “Administrador Sênior” e selecionar a opção
<Ações>/<Ações do Projeto>/<Editar>, conforme
citado no item “Como editar informações do projeto? ”. Na sequência, o usuário poderá realizar as alterações
e clicar no botão <Salvar> para que as alterações sejam confirmadas.
Observe que para que o nome do novo Gerente e Patrocinador do projeto sejam exibidos nas referidas listas
de seleção é necessário que estes tenham sido registrados no sistema com os perfis “Gerente de Projetos” e
“Patrocinador” respectivamente. Atenção! Caso o novo Gerente de projeto seja de uma diretoria/coordenadoria
diferente da anterior é necessário migrar o projeto de área. Nesse caso o Administrador Sênior deve entrar
no menu <Administração> opção <Usuários> e fazer a migração, conforme
sequência das telas a seguir.
6.4. Como suspende e reabrir um projeto?
Para suspender projetos, o usuário com o Perfil “Administrador Sênior” deve selecionar a opção
<Ações>/<Ações do Projeto>/<Suspender>. Lembrando
que é fundamental que essa opção tenha sido acordada anteriormente com o Patrocinador do Projeto e de
conhecimento do Escritório de Projetos.
Ao selecionar essa opção o sistema vai exigir, numa nova tela, que seja indicado o motivo da suspensão.
Após informar o motivo, clicar no botão azul <Suspender>. Caso não tenha informações
sobre o motivo ou desista da suspensão, clicar no botão <Voltar>, conforme indicado na
imagem a seguir:
Projetos suspensos podem ser reativados. Para isso, o Perfil “Administrador Sênior” deve selecionar a opção
<Ações>/<Ações do Projeto>/<Reabrir>. Nesse caso o
sistema também vai pedir o motivo de reativação do projeto.
6.5. Como cancelar um projeto?
Diferente da suspensão, um projeto que for cancelado não poderá ser reativado. Essa opção deve ser
utilizada para projetos que estão na fase de “Planejamento” ou “Execução” do seu Ciclo de Vida e por algum
motivo não será dado continuidade. Para cancelar, o Perfil “Administrador Sênior” deve selecionar a opção
<Ações>/<Ações do Projeto>/<Cancelar>.
Ao clicar em “Cancelar”, o sistema vai exigir o motivo do cancelamento, com opção para informações
adicionais, inclusive lições aprendidas adicionais. Ao preencher essas informações e clicar no botão
<Salvar> o sistema irá preencher automaticamente o Termo de Encerramento do projeto.
7. GESTÃO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Para registro e monitoramento do Planejamento Estratégico do órgão/entidade é necessário que o usuário
entre no sistema com o perfil “Planejamento” e acesse o menu <Estratégia Organizacional>.
No referido Menu, o usuário com Perfil “Planejamento” deve seguir a sequência de cadastro do Planejamento iniciando por Mapa Estratégico, Objetivos, Indicadores e Pontos de Controle. Com relação à Vigência e Perspectivas, estas são cadastradas pelo Escritório Corporativo de Projetos e Processos da Sepog. Caso não sejam exibidas para você no cadastro de objetivos entrar em contato com Sepog.
7.1. Como cadastrar o Mapa Estratégico?
Ao selecionar a opção “Mapas Estratégicos” o sistema vai disponibilizar a opção
<+ Cadastrar Mapa Estratégico>. Observe que se já existir algum mapa, ativo ou inativo
cadastrado o sistema também vai exibi-los na tela. Ao selecionar a opção de cadastro, o sistema vai
solicitar as informações pertinentes. O sistema exibe a lista de vigências permitidas para cadastro de Mapa
Estratégico, na PMF e o usuário seleciona entre elas qual a vigência do Mapa do seu órgão/entidade.
Após o cadastro do Mapa Estratégico o usuário deve cadastrar, na sequência, objetivos e indicadores
estratégicos a ele relacionados, nas opções
<Estratégia Organizacional>/<Objetivos Estratégico> e
<Estratégia Organizacional>/<Indicadores>, respectivamente.
7.2. Como cadastrar Vigências?
Essa funcionalidade só está disponível para usuários com perfil “Administrador Master” que hoje é de
responsabilidade da Sepog, na função de Escritório Corporativo de Projetos e Processos. As vigências se
referem aos períodos de tempo válidos para determinadas classificações cadastradas no SIAPLAN, antes de
cadastrar um planejamento estratégico o usuário deve verificar se a vigência já foi cadastrada e se não,
solicitar que a Sepog providencie a inclusão dessa vigência. Ao selecionar o menu
<Estratégia Organizacional> e ir em <Vigências> o Administrador Master
irá receber a lista de vigências já cadastradas e as que estão ativas e inativas.
No canto superior direito o usuário clica em >Cadastrar Vigência<
Após selecionado, o usuário define uma data de início e uma data de fim para a vigência.
7.3. Como cadastrar Perspectivas?
Assim como a Vigência do Mapa, essa funcionalidade só está disponível para usuários com perfil “Administrador Master” que hoje é de responsabilidade da Sepog, na função de Escritório Corporativo de Projetos e Processos. As perspectivas são elementos parte da metodologia do planejamento estratégico como uma forma de agrupar os objetivos estratégicos e alinhá-los em um plano mais amplo. As perspectivas devem ser registradas logo após a definição dessas. Na PMF elas são padronizadas e todos os órgãos têm usado as mesmas perspectivas. Para o Planejamento Estratégico do período 2026
até 2029, por exemplo, foram definidas quatro perspectivas: Sociedade e Cliente, Processos internos,
Pessoas e Conhecimento e Recursos. Para realizar o cadastro de uma nova perspectiva o usuário deve
selecionar a opção
<Estratégia Organizacional>/<Perspectiva>/<+ Cadastrar Perspectivas>.
Atualmente, apesar de ser a mesma perspectiva para todos os órgãos, o usuário deve cadastrá-las em cada
órgão separadamente. Ao clicar o sistema exibe a lista de perspectivas atreladas ao órgão ativas e inativas,
com a opção de criar uma nova perspectiva. Para realizar o cadastro basta clicar em
<+ Cadastrar Perspectiva>, informar título e órgão e clicar no botão
<Salvar>.
7.4. Como cadastrar Objetivos Estratégicos?
O cadastro de Objetivos Estratégicos é realizado na opção
<Estratégia Organizacional>/<Objetivos Estratégico>. Ao selecionar
essa opção e em seguida no quadro <+Cadastrar Objetivo>, o sistema vai exibir a tela de
cadastro e o usuário deve informar a descrição do objetivo, no campo <Título>, a
Perspectiva a qual o objetivo está vinculado e o Mapa Estratégico vigente na qual a Perspectiva está
atrelada. Observe que o campo <Ativo> vem preenchido e assim deve permanecer no cadastro
do objetivo.
Objetivos podem ser editados ou inativados pela opção <Editar Objetivo> no campo
<Ações>, conforme demonstrado na tela a seguir. Para inativar um objetivo, o usuário deve
desmarcar o campo <Ativo>, lembrando que um objetivo só pode ser inativado se ele não
tiver nenhum indicador estratégico a ele vinculado.
7.5. Como cadastrar Indicadores?
Para o cadastro de indicadores estratégicos, bem como indicadores operacionais, selecionar a opção
<Estratégia Organizacional>/<Indicadores> e na sequência em
<+Cadastrar Novo Indicador>. O sistema vai disponibilizar a tela de cadastro. Observe que
são campos obrigatórios, para o cadastro de indicadores estratégicos, os campos sinalizados com “*”.
Esclarecemos que a “Polaridade” do indicador mede o desempenho do indicador em relação à meta a ser alcançada e pode ser Positiva ou Negativa, se Positiva, significa que quanto maior o resultado do indicador em relação à meta desejada melhor o desempenho do indicador, já no caso da polaridade Negativa quanto menor o resultado do indicador, melhor o desempenho. O campo “Periodicidade” refere-se à frequência de medição do indicador e o usuário deve selecionar na lista de periodicidades disponíveis do sistema. Já o campo “Critério de Medição” faz referência à lógica de medição do indicador. Se “Absoluto” mede o volume total ou a contagem exata de um evento (ex: 1.000 chamados atendidos no ano), enquanto o “Acumulado” soma esses valores ao longo do tempo (ex: soma de \(100\) atendimentos em jan, \(250\) em fev, \(350\) em março atendimentos no ano \(1000)).
O valor inicial do Indicador refere-se ao valor antes de iniciar o período de medição. Se for um indicador
recém-criado ou não tem conhecimento desse valor informar zero. Ele é usado como referência para a meta.
Observamos ainda que no campo <Valor da Meta Estratégica> deve ser informado o valor a
ser alcançado no final da vigência do Mapa Estratégico, por exemplo, se a vigência do Mapa for 2025-2029
deve ser informada a meta final a ser alcançada em 2029. Valores intermediários serão registrados como
“Pontos de controle” do indicador na opção <Pontos de Controle> do Menu “Estratégia
Organizacional”. No caso de Indicadores operacionais recomenda-se que o campo Meta seja preenchido com o
valor da meta anual. A pessoa indicada como responsável do indicador será quem vai coletar e alimentar os
dados coletados e precisa ter o perfil “responsável” liberado no sistema. O campo <Ativo>
já vem preenchido e assim deve permanecer no cadastro de novos indicadores.
Lembrando que quando o usuário seleciona a opção
<Estratégia Organizacional>/<Indicadores> O sistema exibe a Lista de
Indicadores cadastrados e permite que este possa editar e consultar as informações de um determinado
indicador, clicando na opção <Ações> ao lado direito da linha do indicador. O registro
das medições coletadas também pode ser realizado por aqui na opção
<Acompanhamento de Indicadores> e será explicado no item a seguir: “Como monitorar os
Indicadores Estratégicos”.
7.6. Como monitorar os Indicadores Estratégicos?
Para que seja possível registrar as informações referentes ao monitoramento de indicadores estratégicos faz-se necessário registrar Pontos de Controle de medição para cada um dos indicadores cadastrados. Esses pontos de controle devem ser cadastrados de acordo com a Periodicidade do indicador. Lembrando que o valor esperado do último ponto de controle deve ser o valor registrado como “Valor da Meta Estratégica” na tela de cadastro do indicador.
Como cadastrar os pontos de controle de monitoramento? Para realizar o cadastro, o usuário deve selecionar
a opção <Estratégia Organizacional>/<Pontos de Controle>, selecionar o
Indicador no campo Título do Indicador e escolher a opção
<+ Cadastrar Novo Ponto de Controle>.
A orientação é que os pontos de controle sejam cadastrados conforme a periodicidade registrada para os indicadores. Assim sendo, o usuário deve indicar, para cada período de medição, o valor esperado do indicador.
Na tela de cadastro do Ponto de Controle existe ainda a possibilidade de o usuário excluir um Ponto de Controle cadastrado indevidamente, bem como ser direcionado para a tela de registro do Acompanhamento de Indicadores.
7.7. Como realizar o Acompanhamento dos Indicadores?
Para registro das coletas de indicadores realizadas, o usuário deve selecionar a opção “Acompanhamento de
indicadores” do Menu <Estratégia Organizacional>. Após selecionada essa opção, o sistema
irá exibir a tela “Cadastro dos Acompanhamentos do Indicador” e o usuário deverá clicar no campo
<Ações> ao lado de cada indicador da Lista Pontos de Controle, para alimentar as
informações.
Os acompanhamentos realizados vão sendo exibidos na própria tela de Acompanhamento de Indicadores.
7.8. Como obter uma Visão Geral do planejamento estratégico?
A melhor forma de visualizar e acompanhar o Planejamento Estratégico do órgão é por meio do Painel BI de Monitoramento do Planejamento Estratégico disponível no Guardião.
Outra opção é através da opção <Quadro Geral> disponível no Menu
<Estratégia Organizacional>.
8. RELATÓRIOS DO SISTEMA
Os relatórios a seguir foram produzidos quando do desenvolvimento do Sistema Siaplan, podendo alguns deles necessitar de atualizações, em função das mudanças ocorridas nas funcionalidades do sistema ao longo do tempo. Não só por esse motivo, mas também pela facilidade de acesso e facilidade de recortes por meio de filtros diversos, orientamos que o monitoramento dos projetos que se encontram com status “Execução” seja realizado por meio do Painel BI de Planejamento Estratégico/Projetos. A seguir explicaremos a lógica de cada relatório disponível no Menu Relatórios. Para maiores informações entrar em contato com o Escritório de Projetos Corporativo pelo e-mail egpcorporativo@sepog.fortaleza.ce.gov.br ou por meio do telefone 3512-6774.
8.1. Relatório Geral de Projetos
Emite uma relação de todos os projetos do órgão. Tem a opção de vários filtros, como por exemplo, o filtro
“classificação”. Ao utilizar o filtro <Planejamento Estratégico 2025-2029> o usuário vai
visualizar somente os projetos do Planejamento Estratégico 2025-2029. No caso dos projetos que compõem o
Acordo de Resultados 2026 o usuário pode filtrar por <Gestão por Resultado – GPR> e assim
para outras classificações. O usuário pode filtrar o relatório por área, patrocinador, gerente,
classificação dos projetos, status, ODS e ações atrelados. Quanto mais filtros aplicados, mais específico o
relatório gerado.
O relatório disponibilizado traz informações gerais sobre o projeto com a possibilidade de impressão no
<Formato PDF>. Para a versão em tela o sistema disponibiliza as opções de acesso direto a
um determinado projeto, clicando em cima do título deste e também permite visualizar os quadros de Resumo do
Projeto clicando do botão <Farol>. O sistema ainda permite
<Gerar Novo Relatório> sem a necessidade de o usuário voltar ao Menu Relatórios. Essa
opção é útil especialmente para o Perfil Administrador Sênior.
8.2. Relatório de Acompanhamento de Projetos
O Relatório de Acompanhamento de Projetos tem por objetivo apresentar a situação geral de um determinado
projeto, do ponto de vista de entregas realizadas, atrasadas e futuras, considerando o período de emissão do
relatório, representado pelos campos <Reunião Anterior>,
<Reunião Atual> e <Próxima Reunião>, tendo em vista que a intenção do
Relatório é fornecer informações atualizadas para as reuniões de monitoramento dos projetos sem repetir
informações de reuniões anteriores.
Para emissão do relatório selecionar um projeto específico e indicar sobre qual período do projeto deseja as informações, através das datas: Reunião Anterior: data de realização da última reunião; Reunião Atual: data de emissão do relatório; e Próxima Reunião: Data limite para seleção das entregas.
Observe que o sistema traz preenchidas, as datas “Reunião Anterior” e “Próxima Reunião” com as datas de início e fim do projeto respectivamente, bem como a data do dia como sugestão de data de “Reunião atual” para que sejam exibidas todas as entregas do projeto nesse período.
Essas datas podem ser alteradas conforme período a ser considerado para o relatório. Por exemplo, o usuário deseja apresentar as entregas do projeto previstas e/ou realizadas na reunião do dia 30/05 e
quer reportar o que ocorreu da última reunião realizada em 30/04 e as previsões de entrega até a próxima reunião 30/06, as datas de filtro devem ser preenchidas da seguinte forma: Reunião anterior: 30/04 Reunião atual: 30/05 Próxima reunião: 30/06 Após seleção o sistema irá exibir em quadros separados as entregas atrasadas, entregas realizadas e entregas futuras tomando como base as datas acima citadas.
O relatório também traz informações de Riscos, Comentários e Solicitações de Mudança registrados que podem ser selecionadas pelo usuário na tela de solicitação do Relatório.
Ao clicar em <Gerar Relatório> o sistema exibe as informações em tela, com informações
das entregas conforme filtro de seleção e com links para acesso às entregas realizadas.
No canto superior direito usuário pode ainda emitir o relatório em formato PDF, acessar o projeto no sistema Siaplan, gerar um novo relatório sem a necessidade e retornar ao Menu inicial.
Reforçamos, no caso de projetos que se encontram na fase de “Execução” o usuário tem a opção de utilizar o Painel BI que também já traz essas informações das entregas do projeto, de forma direta e simplificada
8.3. Relatório de Entregas do Projeto
As entregas de um determinado projeto ainda podem ser visualizadas num relatório específico de entregas, onde são exibidas todas as entregas independente do período previsto e de realização destas. É o caso do Relatório de Entregas do Projeto descrito a seguir Ao selecionar esse Relatório, o sistema solicitará o nome do projeto cujas entregas devem ser exibidas e exibe em tela todas as entregas do projeto e seus anexos, com a possibilidade de visualização destes. O relatório também tem a opção de gerar em.pdf e excel.
8.4. Relatório de Projetos Finalizados
Esse relatório é importante para análise dos projetos finalizados no período. Ele emite a relação de projetos que foram finalizados em um determinado intervalo de tempo, por órgão ou por coordenadoria/diretoria apresentando uma síntese geral de projetos finalizados a partir das informações dos seus Termo de encerramento. O sistema também tem a opção de gerar uma versão do relatório em.pdf.
8.5. Relatório de relacionadas com as Metas Institucionais
O relatório de entregas relacionadas as metas institucionais apresenta as entregas de projetos que tem vínculo com produtos das metas institucionais. As metas institucionais fazem parte da avaliação de desempenho dos servidores da carreira de Analista de Planejamento e Gestão, portanto somente os órgãos/entidades que tem esses servidores lotados tem projetos cujas entregas tem vínculo com Metas Institucionais. Caso não tenha esses servidores o sistema vai sinalizar que Não há Entregas com Produtos associados nos seus Projetos. O usuário pode filtrar por área do órgão, gerente, intervalo de tempo ou projeto específico.
8.6. Relatório do Planejamento Estratégico
O relatório de Planejamento Estratégico traz informações sumarizadas do Planejamento Estratégico da
vigência selecionada. Ao selecionar essa opção o sistema traz o órgão do servidor/usuário e a vigência do
Planejamento Estratégico atual, permitindo que possa ser alterada, no caso de o usuário desejar informações
de planejamentos anteriores. Observe que o campo <Ativo> vem preenchido e nesse caso só
serão exibidas, perspectivas, objetivos e indicadores ativos do PE vigente. Para uma visão mais ampla, do
que foi alterado em termos de objetivos e indicadores estratégicos, o usuário poderá selecionar a opção
<Todos>. Reforçando que o Painel BI Planejamento Estratégico/Projetos traz essas mesmas
informações de forma clara e com possibilidade de diferentes filtros.
9. DOCUMENTAÇÃO
O menu Documentação disponibiliza alguns materiais de apoio para utilização do gerente de projetos, tais como a Metodologia de Gerenciamento de projetos da PMF, também disponível no site do Canal do Planejamento Metodologia de Gerenciamento de Projetos, o Ciclo de vida do projeto conforme metodologia, o Passo a passo de utilização do sistema e o Fluxo Biaggi de operacionalização do sistema. Os documentos aqui disponibilizados são de responsabilidade do Escritório Corporativo de Projetos e Processos – PRO2 cujo usuário habilitado para atualizações desse menu e seus documentos está lotado na Cogem/Sepog. Nesse menu também são disponibilizadas informações sobre novas versões do sistema, quando ocorrem.
Ao clicar no link acima ou no campo <Metodologia> do menu Documentação o usuário terá
acesso ao Canal do Planejamento ou ao documento gerado em PDF da metodologia em gerenciamento de projetos da
PMF, material essencial para a compreensão teórica da gestão de projetos que orienta o Sistema SIAPLAN e
este manual.
No Menu <Ciclo de Vida> o usuário tem acesso ao Ciclo de Vida praticado na Metodologia
de Gerenciamento de Projetos da PMF.
No Menu <Fluxo Siaplan> o usuário tem acesso ao Fluxo operacional seguido pelo sistema
ao longo do ciclo de vida do projeto, conforme Metodologia de Gerenciamento de Projetos da PMF.
No menu <Passo a Passo> o usuário tem acesso ao.pdf desse documento aqui descrito, em
formato.pdf.
É possível ainda adicionar novos documentos ou excluí-los para subir uma nova versão.
Para adicionar ou remover um documento no SIAPLAN, o usuário deverá selecionar a opção
<Documentação>/ <+ Adicionar Documento. Por sua vez, clicando no botão vermelho “X” ao
lado do nome do documento anexo na lista abaixo, é possível excluir um documento existente.
10. ADMINISTRAÇÃO
O Menu ADMINISTRAÇÂO é de utilização exclusiva dos perfis “Administrador Master” e “Administrador Sênior”,
entretanto somente as funcionalidades <Usuários>/editar usuários>,
<Usuários>/Migrar projetos> e <Usuários>/Bloquear usuários> e
<Usuários>/<Desbloquear usuários> são acessíveis ao Administrador
Sênior.
10.1. Como editar, bloquear e desbloquear o acesso de um usuário?
Os usuários com perfil “Administrador Sênior” e “Administrador Master” podem editar, bloquear e reativar
acessos para usuários. No caso do perfil Administrador Sênior somente usuários do seu órgão podem ser
editados. Para edição de perfil de um determinado usuário, o Administrador Sênior deve selecionar a opção
<Usuários>, no menu Administração, procurar na Lista de usuários exibida na tela, o
usuário que deseja editar e no campo <Ações>, botão localizado à extrema direita da
linha, selecionar a opção <Editar usuários>. Na sequencia o sistema exibe a tela com
informações do usuário para edição.
No caso das opções <Bloqueio> e <Desbloqueio> e
<Desbloqueio> o sistema exibe uma tela de alerta para confirmação.
10.2. Como cadastrar, consultar e manter a tabela de classificações do projeto?
O processo de cadastro, consulta e manutenção das tabelas de classificações de projetos, é de
responsabilidade exclusiva do perfil “Administrador Master”. Para cadastro de uma classificação nova, o
usuário deve selecionar a opção <Administração>/<Classificações> e na
sequência o sistema apresenta a tela com a opção <+Cadastrar Classificação>. Após
informar o nome e sigla da classificação e salvar as informações, a classificação passará a ser exibida, no
quadro Dados do Canvas, na lista de Classificação do projeto. Classificações não podem ser excluídas pois
podem estar ligadas a projetos anteriores já finalizados, mas elas devem ser inativadas quando não fizer
mais sentido para novos projetos. Para inativação de uma classificação existente, o usuário deve consultá-la
na opção
<Administração>/<Classificações>/<Ações>/<Editar>
e na sequência desmarcar o campo <Está ativa>?
10.3. Como cadastrar, consultar e manter a tabela de status de risco?
O cadastro, consulta e manutenção da tabela de status de riscos, exibida no Plano de Riscos do Sistema,
podem ser realizados na opção <Administração>/<Status Riscos>. Para
cadastro de um novo status, o usuário deve selecionar a opção
<Administração>/<Status Riscos> e na sequência o sistema apresenta a
tela com a opção <+Cadastrar Status Risco>. Após informar o título do Status do Risco,
este passará a ser exibido, na tabela de status do Plano de Riscos. Status de Riscos podem ser editados em
caso de erro no cadastro, no campo <Opções da linha do status que deseja editar.
10.4. Como consultar, cadastrar e manter tabela de estratégias de risco?
O cadastro, consulta e manutenção da tabela de estratégia de riscos, exibida no Plano de Riscos do Sistema,
podem ser realizados na opção <Administração>/<Estratégia Risco>. Para
cadastro de uma nova estratégia, o usuário deve selecionar a opção
<Administração>/<Estratégia Risco> e na sequência o sistema apresenta
a tela com a opção <+Cadastrar Estratégia Risco>. Após informar o título da Estratégia de
Risco, este passará a ser exibido, na tabela de Estratégias do Plano de Riscos.
Estratégias de Riscos podem ser editadas em caso de erro no cadastro, no campo <Opções>
da linha da estratégia que deseja editar.
10.5. Como cadastrar e manter o help de telas do quadro CANVAS de projeto?
A funcionalidade <Help de telas> tem como objetivo disponibilizar uma breve explicação
dos campos exibidos no Quadro Canvas do Projeto, na fase de “Iniciação” do Ciclo de Vida do Projeto para
ajudar ao GP, em caso de dúvida de conceitos. Os textos de ajuda são fixos e cadastrados exclusivamente pelo
Escritório Corporativo de Projetos – PRO2. Para cadastro, o usuário Master deve selecionar
<Administração>/<Help telas>/<Cadastrar ajuda> e
para edição selecionar
<Administração>/<Help telas>/<Ações> na linha
correspondente ao formulário TAP. Ao selecionar a opção de edição o sistema exibe a tela dos textos de ajuda
cadastrados com a opção <Editar ajudas>. Ao selecionar essa opção o sistema abre os
textos para edição.
10.6. Como integrar áreas do Olimpo, ao sistema?
Essa funcionalidade é de responsabilidade exclusiva do Escritório Corporativo do Projeto – PRO 2. A
integração de áreas é necessária quando ao tentar conceder o perfil para um usuário a
coordenadoria/diretoria ao qual ele está lotado não estiver disponível para vínculo, no sistema. Nesse caso,
para vincular o Administrador Master deve selecionar a opção <Administração>/Integração
Olimpo>/Áreas e na sequência confirmar, no campo <Ação> da linha do órgão e clicar na
ação <Confirmar>.
Para maiores esclarecimentos, entrar em contato com o Escritório Corporativo de Projetos – PRO, por meio dos seguintes canais: e-mail: egpcorporativo@sepog.fortaleza.ce.gov.br Telefone: 3512-6774
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