SGA
Manual de Procedimentos OperacionaisSistema de Gestão de Almoxarifado - Prefeitura de Fortaleza
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SECRETARIA DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO - SEPOG

COORDENADORIA DE GESTÃO DO PATRIMÔNIO - COGEPAT

CÉLULA DE GESTÃO DE BENS MÓVEIS E ALMOXARIFADO - CEMOVA

MANUAL DE PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS DO USO DO SISTEMA DE GESTÃO DE ALMOXARIFADO (SGA)

FORTALEZA
2026

1. INTRODUÇÃO

1.1. Visão Geral do SGA

O Sistema de Gestão de Almoxarifado (SGA) é uma plataforma informatizada obrigatória, instituída pelo Decreto Municipal nº 16.109/2024, integrada aos sistemas corporativos da Administração Pública Municipal de Fortaleza.

Desenvolvido para registrar e controlar os bens de consumo, assim como registrar os bens de uso permanente, o SGA assegura a gestão eficiente, transparente e padronizada dos materiais estocados nos almoxarifados dos órgãos e entidades municipais, em conformidade com os princípios da eficiência, celeridade e supremacia do interesse público (Art. 5º).

O sistema opera sob a coordenação da Secretaria Municipal do Planejamento, Orçamento e Gestão (SEPOG), por meio da Coordenadoria de Gestão do Patrimônio (COGEPAT), assegurando a integração com o Sistema de Gestão de Patrimônio Móvel (SGPAT) para controle unificado dos bens permanentes (Art. 12). Sua finalidade abrange:

  • Registro automatizado de entradas, saídas e movimentações de materiais (Art. 14 e 25);
  • Controle físico e cadastral de estoques, incluindo prazos de validade e reposição (Art. 7º, VII e VIII);
  • Rastreabilidade por meio de identificação patrimonial única (Art. 31);
  • Suporte à tomada de decisão por meio de relatórios gerenciais para prestação de contas e auditorias (Art. 9º, V).

Alinhado às diretrizes legais, o uso adequado do SGA visa evitar desperdícios, otimizar recursos e alinha-se com a legislação federal e municipal, reforçando o compromisso da Prefeitura de Fortaleza com a transparência e a responsabilidade fiscal.

1.2. Objetivo do Manual

Este manual tem como propósito descrever, de forma clara e detalhada, as funcionalidades do Sistema de Gestão de Almoxarifado (SGA) para orientar de forma prática e objetiva os usuários dos órgãos e entidades municipais em suas atividades diárias, facilitando a operação do sistema e assegurando alinhamento com o Decreto Municipal nº 16.109/2024 e a Instrução Normativa SEPOG nº 001/2019.

Destina-se aos grupos de acesso Almoxarifes/Patrimônio, Solicitante e Gestor, visando:

  1. Padronização dos procedimentos operacionais do SGA, possibilitando a uniformidade nas ações realizadas através do sistema;
  2. Redução de inconsistências e erros operacionais nos processos de gestão do patrimônio móvel que envolvem o sistema;
  3. Ganho de eficiência no uso do sistema, com instruções claras e acessíveis para os usuários dos órgãos e entidades;
  4. Redução de demandas recorrentes à CEMOVA e otimização do tempo para atividades estratégicas, decorrentes da autossuficiência dos órgãos/entidades municipais na consulta ao manual.
  5. Conformidade com normativas vigentes (Decreto Municipal Nº 16.109/2024 e a I.N. nº 001/2019 - SEPOG), fortalecendo a transparência e o controle patrimonial;
  6. Ampliação da autonomia dos órgãos e entidades da PMF na gestão patrimonial, com diretrizes documentadas e alinhadas às boas práticas de gestão patrimonial.

1.3. Grupos de Acesso

São os perfis de acesso disponibilizados para os usuários dos órgãos e entidades que utilizam o SGA.

  1. 1.3.1. Perfil almoxarife: possui permissão para registrar e controlar os materiais de consumo no almoxarifado do órgão ou entidade via SGA.
  2. 1.3.2. Perfil patrimônio: Grupo de acesso com permissão para registrar os bens de uso permanente no almoxarifado do órgão ou entidade através do SGA.
  3. 1.3.3. Perfil almoxarife/patrimônio: Permite o registro de bens de consumo de uso permanente, além do controle de bens de consumo no almoxarifado via SGA.
  4. 1.3.4. Perfil solicitante: Habilitado para requisitar materiais de consumo do almoxarifado por meio do SGA, em resposta às demandas específicas do seu setor no órgão ou entidade.
  5. 1.3.5. Perfil Gestor: Contempla permissões exclusivas da gestão corporativa, responsável pela criação de perfis de usuários, controle central do sistema, monitoramento das operações realizadas, e pelo gerenciamento das atividades para facilitar e aumentar a eficiência operacional.

2. GRUPOS DE ACESSO ALMOXARIFE E ALMOXARIFE/PATRIMÔNIO

Este capítulo descreve as funcionalidades operacionais do SGA exclusivas para usuários com os perfis: Almoxarife e Almoxarife/Patrimônio. Os procedimentos aqui detalhados abrangem ações diárias essenciais para: Gestão de requisições de materiais; Controle de transferências entre almoxarifados; Operações prioritárias da tela inicial do sistema.

2.1. Módulo Início

2.1.1. Requisições

Passos para atender uma requisição (ver fig.1):
  1. Acesse: Início > Aba “Requisições Aguardando Atendimento”.
  2. Em “Ações”, clique no ícone ícone de ação ao lado da requisição desejada.
  3. Na tela de atendimento à requisição exibida:
    • Atendimento parcial: Preencha a coluna “Quantidade Atendida” para cada item (valor entre 0 e o máximo solicitado/disponível).
    • Atendimento total: Clique em Atender Todos para preencher automaticamente as quantidades solicitadas.
  4. Clique em Salvar para confirmar o atendimento.
  5. Clique em Imprimir para gerar a Nota de Recebimento (ver fig. 2).
Fig. 1 – Tela de atendimento de requisições
Fig. 02 – Modelo de nota de recebimento
Passos para cancelar uma requisição (ver fig.3):
  1. Acesse: Início > Aba “Requisições Aguardando Atendimento”.
  2. Em “Ações”, clique no ícone ícone de ação ao lado da requisição que deseja cancelar.
  3. Na janela exibida (na fig. 3):
    • Clique em Ok para confirmar o cancelamento.
    • Ou em Cancelar para desistir da operação.
Fig. 3 – Cancelamento de requisições

2.1.2. Transferências Pendentes

Passos para aceitar uma transferência (ver fig. 4):
  1. Acesse: Início > Aba “Transferências Pendentes”.
  2. Clique no ícone ícone de ação , ao lado da transferência para visualizar os detalhes.
  3. Clique em Aceitar para receber os materiais.
  4. Na janela pop-up exibida:
    • Clique em Salvar para confirmar o aceite.
    • Se desejar cancelar a operação, clique em Cancelar.
  5. Clique em Gerar Termo para emitir o termo de transferência (ver fig.5).
Fig. 04 – Tela de transferências pendentes
Fig. 5 – Modelo de termo de transferência
Passos para rejeitar uma transferência (ver fig. 6):
  1. Na Aba “Transferências Pendentes”, localize a transferência que deseja cancelar e clique no ícone ícone de ação , localizado à direita da tela.
  2. Na janela exibida, escolha:
    • Ok para confirmar a rejeição/desistência da transferência.
    • Cancelar para desistir da operação.
Fig. 6 – Tela de rejeição de transferência

2.2. Módulo Cadastro

Fig. 7 - Funcionalidades do módulo cadastro

2.2.1. Almoxarifado/Solicitante

Passos para gerenciamento de solicitantes (ver fig. 8):
  1. Acesse o módulo Cadastro > Almoxarifado/Solicitante.
  2. Selecione o almoxarifado desejado.
  3. Para adicionar: No filtro “Solicitantes” escolha o usuário e clique no ícone ícone de ação .
  4. Para excluir: Na lista de usuários vinculados, clique no ícone ícone de ação ao lado do nome e em Ok.
Fig. 8 – Tela de gerenciamento de solicitantes

2.2.2. Fornecedor

Passos para consulta e edição (ver fig. 9):
  1. Acesse: Cadastro > Fornecedor.
  2. Filtre por: Todos, CNPJ, CPF ou o nome.
  3. Clique em Pesquisar.
  4. Clique no ícone ícone de ação ao lado do fornecedor, ajuste os dados necessários e clique em Alterar.
Fig. 9 – Tela de edição de fornecedor
Passos para o cadastro de novo fornecedor (ver fig. 10):
  1. Acesse: Cadastro > Fornecedor > Criar Novo.
  2. Selecione Pessoa Jurídica ou Pessoa Física.
  3. Preencha: Nome da razão social, CNPJ/CPF, endereço, telefone e e-mail.
  4. Clique em Salvar.
Fig. 10 – Tela de cadastro de novo fornecedor

2.2.3. Catálogo

2.2.3.1. Consulta/Cadastro
Passos para edição de parâmetros (ver fig. 11):
  1. Acesse: Cadastro > Catálogo > Consulta/Cadastro.
  2. Selecione o Almoxarifado e tipo de material (consumo ou patrimônio).
  3. Pesquise:
    • Clique em Pesquisar para listar todos os itens.
    • Ou digite palavra-chave/código do item e clique em Pesquisar para busca específica.
  4. Clique no ícone ícone de ação ao lado do item, ajuste os parâmetros e clique em Editar.
Fig. 11 – Tela de consulta/edição de itens
Notas Técnicas:
  • Alterações no fator multiplicador só são permitidas com estoque zerado.
  • A funcionalidade Solicitação Catálogo está descontinuada.
Passos para ativação/desativação de itens (ver fig. 12):
  • Desativar: Clique no ícone ícone de ação (item ativo) e confirme Ok.
  • Ativar: Clique no ícone ícone de ação (item inativo).
Fig. 12 – Tela de desativação/ativação de itens
Passos para parametrização de códigos (ver fig. 13 e 14):
  1. Acesse: Cadastro > Catálogo > Consulta/Cadastro.
  2. Clique em Criar Novo.
  3. Selecione o Almoxarifado e o tipo de busca (palavra chave ou código do item).
  4. Digite o código ou palavra chave e clique em Pesquisar.
  5. Na aba produtos existentes, clique no código do item destacado em azul.
  6. Parametrize:
    • Bem permanente: Apenas clique em Salvar.
    • Bem de consumo: Informe o Fator Multiplicador e o Limite Mínimo e clique em Salvar.
Fig. 13 – Parametrização de bem permanente
Fig. 14 – Parametrização de bem de consumo

2.2.4. Termo de Acordo

Cenários possíveis:
  • Se a funcionalidade não estiver visível, o usuário deve contatar a gestão corporativa de patrimônio móvel COGEPAT/CEMOVA para verificar a liberação do tipo de entrada.
  • A liberação depende de análise técnica e documental prévia de processo administrativo, conforme normativa vigente.
Passos para o cadastro de termo de acordo (ver fig. 15):
  1. Acesse: Cadastro > Termo de Acordo > Cadastrar.
  2. Selecione o Almoxarifado.
  3. Preencha:
    • Nº do termo.
    • Selecione o Fornecedor CNPJ/CPF digite o número e clique em Pesquisar.
    • Escolha o tipo de processo (Judicial ou Administrativo) e informe o nº do processo.
    • Se for judicial, selecione o nome da vara e informe o seu número.
    • Selecione a data do acordo e digite o valor.
  4. Adicione itens na aba Pesquisar Produto:
    • Pesquise o item por código ícone de ação ou palavra chave ícone de ação e clique em Pesquisar.
    • Na Janela “Selecione o Produto”, selecione o item ícone de ação , preencha a quantidade e o preço unitário e clique em Ok. Repita esse passo para cada item que desejar adicionar na lista.
  5. Clique em Cadastrar > ícone de ação > Sim.
Fig. 15 –Tela de cadastro de termo de acordo
Passos para a consulta edição (ver fig. 15.1):
  1. Acesse: Cadastro > Termo de Acordo.
  2. Selecione o Almoxarifado e clique em Pesquisar.
  3. Para busca específica: Informe o nº do termo ou do processo, nome e n° da vara) e clique em Pesquisar.
  4. Em Ações clique no ícone ícone de ação ao lado do termo, ajuste os dados em Editar.
Fig. 15.1 – Tela de consulta/edição de termo de acordo

2.3. Módulo Movimentação

Fig. 16 - Funcionalidades do módulo movimentação

2.3.1. Entrada

Tipos de Entrada:
  • Compra com Empenho: Registro de bens adquiridos por compra, destinados ao suprimento da PMF.
  • Doação: Incorporação definitiva de bens ao acervo municipal, com termo de doação especificando detalhes.
  • Apreensão de Bens: Inclusão de bens apreendidos e convertidos em propriedade pública do município, conforme decisão oficial.
  • Inventário: Registro de bens não previamente cadastrados no sistema ou corrigidos de cadastro incorreto.
  • Contrato de Gestão: Incorporação de bens resultantes de acordos entre a administração municipal e entidades externas (organizações sociais) para execução de serviços ou projetos.
  • Dação em Pagamento: Entrada de bens substituindo obrigações financeiras ou fiscais.
  • Demanda Judicial: Inclusão de bens decorrente de decisões judiciais.
  • Programa das Escolas: Entrada de bens destinados às unidades educacionais municipais através de programas governamentais.
  • Ressarcimento: Inclusão de bens como compensação por danos causados à administração pública municipal.
  • Substituição por Garantia: Entrada de bens substituindo itens danificados, sob contrato de garantia do fornecedor.
  • Bens de terceiros: Entrada de bens que não pertencem ao órgão ou entidade municipal, mas que estão sob sua administração ou responsabilidade de forma temporária.
2.3.1.1. Entrada Almoxarifado (consumo)
Tipos de entrada de bens de consumo existentes: Apreensão de bens, compra com empenho,

doação e inventário.

Passos para registrar uma entrada (ver fig. 17 a 21):
  1. Acesse: Movimentação > Entrada > Entrada Almoxarifado.
  2. Selecione o Almoxarifado e tipo de entrada (Compra com empenho, apreensão, doação ou inventário).
  3. Informe o CNPJ/CPF do fornecedor e clique em Pesquisar.
  4. No campo observação, adicione informações relevantes sobre o bem.
  5. Preencha campos específicos:
    • Apreensão/Doação: Informe o nº de processo administrativo.
    • Compra com Empenho: Selecione o tipo da nota, insira a chave de acesso e clique no ícone ícone de ação para pesquisar a nota. Se precisar corrigir a chave clique em ícone de ação (ver fig.18).
  6. Na aba Pesquisar Produto, adicione itens (ver fig.19):
    • Pesquise o item por código ícone de ação ou palavra chave ícone de ação e clique em Pesquisar.
    • Na Janela “Selecione o Produto”, marque em ícone de ação ao lado do código, preencha a quantidade e o preço unitário.
    • Clique em Ok. Repita esse passo para cada item que desejar adicionar na lista.
  7. Insira caraterísticas obrigatórias (ex: lote, validade) se aplicável: Clique no ícone ícone de ação , preencha os campos obrigatórios identificados com “*”, clique em Inserir > Confirmar (ver fig. 20).
  8. Clique em Salvar > Salvar > Gerar Termo. (ver fig. 21 e 21.1).
Fig. 17 – Tela de entrada de bens de consumo
Fig. 18 – Pesquisa de nota fiscal
Fig. 19 – Pesquisa e adição de itens/bens
Fig. 20 – Inserção de características obrigatórias
Fig. 21 – Confirmação de entrada e geração de termo
Fig. 21.1 – Modelo de termo de entrada
Notas Técnicas:
  • O Mês de entrada é preenchido automaticamente (AAAA BB).
  • Entradas por inventário exigem liberação prévia da gestão corporativa de bens móveis.
  • Entradas de compra com empenho exigem que notas fiscais estejam cadastradas no sistema financeiro.
2.3.1.2. Entrada Patrimônio (bem permanente)
Tipos de entrada: Compra com empenho, apreensão, contrato de gestão, dação em pagamento,

demanda judicial, doação, inventário, programa das escolas, ressarcimento, substituição por garantia.

Passos para registro de entrada de bens permanentes (ver fig. 22 a 22.9):
  1. Acesse: Movimentação > Entrada > Entrada Patrimônio.
  2. Selecione o tipo de bem Contabilizado e o tipo de entrada a ser registrada.
  3. Informe o CNPJ/CPF do fornecedor e clique em Pesquisar.
  4. No campo observação, descreva informações que facilitem o controle patrimonial.
  5. Preencha campos específicos conforme o tipo de entrada selecionado:
    • Doação/Apreensão/Contrato de Gestão/Ressarcimento: Informe o nº de processo administrativo.
    • Programas das escolas (ver fig. 22.1):
    • Informe o nº do processo do programa e clique no ícone ícone de ação .
    • Selecione o nome do programa, digite o nome da escola e o nº da parcela (se aplicável).
    • Na aba “Tipo da Nota Fiscal”, informe o CNPJ do fornecedor e clique em Pesquisar.
    • Selecione o tipo da nota fiscal, insira a chave de acesso e informe a data de emissão.
    • Dação em pagamento (ver fig. 22.2):
    • Pesquise o termo de acordo pré-cadastrado: Digite o nº do termo ou nº do processo judicial/administrativo. Se for judicial, informe o nome e nº da vara.
    • Clique em Pesquisar.
    • Na aba “Tipo da Nota Fiscal”, selecione o Tipo da nota fiscal e insira a chave de acesso.
    • Compra com Empenho/Demanda Judicial (ver fig. 22.3):
    • Selecione o tipo da nota fiscal e insira a chave de acesso.
    • Clique no ícone ícone de ação para validar a nota. Se precisar corrigir a chave clique em ícone de ação
  6. Adicione itens (ver fig. 22.4):
    • Pesquise o item por código ou palavra-chave e clique em Pesquisar.
    • Na janela “Selecione o Produto”, marque a caixa de seleção ícone de ação , informe a quantidade e o valor unitário (exceto para inventário/contrato de gestão, onde é necessário avaliação técnica).
    • Confirme em Ok. Repita esse passo para cada item que desejar adicionar na lista.
  7. Gere número de tombamento (ver fig. 22.5):
    • Na coluna “Ações” da lista de itens, clique no ícone ícone de ação .
    • Na janela “Geração de Tombamento” exibida:
    • Digite no primeiro campo à esquerda um número de tombamento disponível (consultado previamente em SGPAT > Consultas > Tombos Livres).
    • Para registrar um único bem, clique em Confirmar.
    • Para múltiplos bens, clique em Gerar Automático > Gerar Automático > Confirmar.
    • Para tombamentos virtuais, apenas clique em Gerar Automático > Gerar Automático > Confirmar.
    • Para inserir observação adicional, clique no ícone ícone de ação , descreva o texto e clique em Confirmar.
  8. Insira caraterísticas específicas do bem (ver fig. 22.6):
    • Na coluna “Ações”, clique no ícone ícone de ação .
    • Na janela exibida:
    • Preencha a descrição detalhada no campo correspondente.
    • Para replicar a mesma característica a outros bens, marque ícone de ação a caixa à esquerda.
    • Clique em Inserir > Confirmar.
  9. Avalie bens (aplicável apenas para Inventário/Contrato de gestão (ver fig. 22.7 e 22.8).
  • Na coluna “Ações”, clique no ícone ícone de ação para iniciar a avaliação.
  • Na janela “Avaliação de Bens” exibida, indique se o bem é um veículo, selecionando SIM ou Não na opção Automóvel:
  • Para bens comuns (Não veículo): preencha o Estado de Conservação, Período de Utilização, Vida Útil Futura, Classe e Valor de Mercado do bem. Clique em Confirmar > Confirmar para finalizar.
  • Para veículos: Escolha a Situação Física, digite o valor da tabela Fipe. Em seguida, clique em Confirmar > Confirmar para concluir a avaliação (ver fig. 22.8).
  1. Clique em Salvar > Salvar > Gerar Termo para finalizar o registro (ver fig. 22.7 e 22.8).
Fig. 22 – Tela de entrada de bens de uso permanente - campos comuns
Fig. 22.1 – Campos específicos para entrada de programa das escolas
Fig. 22.2 – Campos específicos para entrada por dação em pagamento
Fig. 22.3 – Campos específicos para compra com empenho e demanda judicial
Fig. 22.4 – Pesquisa e inserção de itens/bens
Fig. 22.5 – Geração de número de tombamento
Fig. 22.6 – Inserção de características específicas do bem
Fig. 22.7 – Avaliação padrão de bens
Fig. 22.8 – Avaliação de bens (veículo)
Fig. 22.9 – Confirmação de entrada e geração de termo
Fig. 22.10 – Modelo de termo de entrada de bem permanente
Notas Importantes:
  • Programa das Escolas: Verifique se o programa selecionado está autorizado e se os dados da nota fiscal correspondem aos itens recebidos.
  • Dação em Pagamento: O termo de acordo deve estar previamente cadastrado no sistema e vinculado ao processo judicial ou administrativo válido.
  • Tombamento: O primeiro número de tombamento deve ser inserido manualmente em todos os casos de bens de bens plaquetados. Para múltiplos bens, o sistema gerará automaticamente os números subsequentes com base no valor inicial informado.
  • Tombamento: Consulte os tombos livres em SGPAT > Consultas > Tombos Livres, antes de gerar o número do tombamento.
  • Inserção de características: A opção de replicação permite aplicar a mesma descrição a vários itens simultaneamente, agilizando o registro quando os bens possuem características idênticas.
  • Os campos específicos de cada entrada são exibidos dinamicamente conforme o tipo selecionado. Certifique-se de preenchê-los corretamente para evitar erros no registro.
2.3.1.3. Entrada de bens de terceiros
Passos para registro de entrada de bens terceiros (ver fig. 23):
  1. Acesse: Movimentação > Entrada > Entrada Patrimônio.
  2. Selecione o tipo de bem Terceiros e o tipo de entrada Terceiros.
  3. Execute os passos 3, 4, 6, 7, 8 e 10 do procedimento padrão de entrada de bens permanentes (detalhado na seção anterior 2.3.1.2.):
    • Preencha os dados do fornecedor/proprietário (passo 3).
    • Insira observações relevantes (passo 4).
    • Adicione os itens, com quantidade e valor (passo 6).
    • Gere o número de tombamento (passo 7).
    • Insira características específicas, se necessário (passo 8).
    • Finalize o registro e gere o termo (passo 10).
Fig. 23 – Tela de entrada de bens de terceiros

2.3.2. Solicitação de Baixa

Passos para o cadastro de solicitação (ver fig. 24):
  1. Acesse: Movimentação > Solicitação de Baixa > Cadastrar.
  2. Selecione o Almoxarifado e tipo de baixa (Cadastro indevido, Desfazimento, Extravio/Sinistro, Obsoleto ou Sindicância).
  3. Informe o número do processo e clique no ícone ícone de ação para pesquisá-lo. Clique no ícone ícone de ação se desejar limpar os dados do processo.
  4. No campo Justificativa, descreva o motivo da baixa.
  5. Na Aba Pesquisar Produto, adicione itens:
    • Pesquise o item por código ou palavra-chave e clique em Pesquisar.
    • Selecione o item, informe a quantidade a baixar (≤ estoque disponível) > Ok.
  6. Salve: Clique em Salvar > Ok.
Fig. 24 – Tela de cadastro de solicitação de baixa
Fig. 24.1 – Confirmação do cadastro
Notas Técnicas:
  • Para excluir item da lista, clique no ícone ícone de ação em Ações.
  • Itens com estoque zerado não podem ser selecionados.
Passos para consulta (ver fig. 25 e 25.1):
  1. Acesse: Movimentação > Solicitação de Baixa.
  2. Selecione o Almoxarifado e o status desejado (Pendente, Aprovado, Cancelado).
  3. Clique em Pesquisar para exibir todos os registros correspondentes.
  4. Para pesquisa específica, filtre por Período de Solicitação/Atendimento ou pelo nº de processo, e clique em Pesquisar.
  5. Na coluna Ações, clique no ícone ícone de ação localizado à direita da solicitação para consultar os detalhes.
Fig. 25 – Tela de consulta de solicitação de baixa
Fig. 25 – Contin. Tela de consulta de solicitação de baixa

2.3.3. Transferência

Passos para realizar a transferência (ver fig. 26):
  1. Acesse: Movimentação > Transferência.
  2. Selecione o Órgão e o Almoxarifado de destino.
  3. No campo Observação, registre informações relevantes sobre a transferência (motivo, referência administrativa, instruções especiais).
  4. Selecione o Almoxarifado de Origem para Pesquisa (se houver mais de um).
  5. Localize o item a ser transferido:
    • Digite o código ícone de ação ou palavra chave ícone de ação do item e clique em Pesquisar.
    • Na Janela “Selecione o Produto”, marque ícone de ação o item, informe a quantidade a ser transferida e clique em Ok.
    • Repita este passo para cada item adicional que desejar incluir na lista de transferência.
  6. Revise a lista de itens e as quantidades. Clique em Salvar > Salvar, para concluir a solicitação.
Fig. 27 – Realização de transferência
Notas Técnicas:
  • A pesquisa por item só permitirá a seleção de produtos com saldo em estoque. Itens sem saldo, ou seja, com quantidade zerada, não poderão ser transferidos.
  • A quantidade inserida na etapa de seleção não pode ultrapassar o saldo disponível no estoque.

2.4. Módulo Relatórios

No Módulo Relatórios, os usuários com perfil Almoxarife e Almoxarife/Patrimônio podem acessar relatórios fundamentais para o gerenciamento e controle de estoque. Esses relatórios incluem (ver fig. 28):

  • Baixa
  • Consumo
  • Entrada no período
  • Estoque
  • Histórico de movimentação por item
  • Itens do catálogo
  • Material sem movimentação
  • Relatório gerencial de avaliação do estoque do almoxarifado
  • Movimentação mensal
  • Simplificado – Quantidade
  • Termo de entrada
  • Termo de Transferência
Fig. 28 - Tela do módulo relatórios

2.4.1. Relatório de Baixa

Passos para geração (ver fig 29):
  1. Acesse o módulo Relatórios, e clique em baixa.
  2. Selecione o tipo de baixa (ex: cadastro indevido, desfazimento) ou deixe sem seleção para incluir todos.
  3. Informe o período (data inicial e final).
  4. Clique em Gerar Relatório.
Fig. 29 – Tela do relatório de baixa
2.4.1.1. Como consultar um item específico
Consulta por Item (ver fig. 30):
  1. Na seção "pesquisar produto", informe o código ou uma palavra-chave do item.
  2. Clique em Pesquisar, marque ícone de ação o item na lista apresentada e clique em Ok.
  3. Clique em Gerar Relatório para visualizar a baixa do item.
Fig. 30 – Relatório de baixa por item específico

Na próxima figura, está exemplificado o modelo do relatório de baixa (ver fig. 31).

Fig. 31 – Modelo do relatório de baixa

2.4.2. Relatórios de Consumo

Tipos de relatórios disponíveis:
  • Consumo e transferências no período
  • Consumo por Item
  • Consumo mensal
  • Consumo médio mensal
  • Consumo por setor Para acessar qualquer um dos relatórios: No módulo Relatórios, clique em Consumo e escolha o tipo de relatório desejado (ver fig. 32).
Fig. 32 – Menu de relatórios de consumo
2.4.2.1. Relatório de consumo e transferências no período
Passos para geração (ver fig. 33):
  1. No módulo Relatórios, selecione Consumo e clique em Consumo e Transferências no Período.
  2. Insira as datas de início e fim e clique em Adicionar.
  3. Clique em Gerar Relatório.
Fig. 33 – Tela do relatório de consumo e transferências no período
Fig. 33.1 – Modelo do relatório de consumo e transferências no período
2.4.2.2. Relatório de consumo por item
Passos para geração (ver fig. 34 e 34.1):
  1. Acesse Relatórios, selecione Consumo e clique em Consumo por Item.
  2. Informe o Período.
  3. Clique em Gerar Relatório.
Fig. 34 – Tela do relatórios de consumo por item - geral
Fig. 34.1 – Modelo do relatório de consumo por item

Para consultar por item, use como referência a seção 2.4.1.1. Como Consultar um Item Específico (ver fig. 35 e 35.1).

Fig. 35 – Tela do relatório de consumo por item específico
Fig. 35.1 – Modelo do relatório de consumo por item - específico
2.4.2.3. Relatório de consumo mensal
Passos para geração (ver fig. 36 e 36.1):
  1. Acesse Relatórios > Consumo e clique em Consumo Mensal.
  2. Escolha o ano, mês inicial e final.
  3. Pesquise o item usando a seção 2.4.1.1. Como Consultar um Item Específico .
  4. Clique em Gerar Relatório.
Fig. 36 – Tela do relatório de consumo mensal
Fig. 36.1 - Modelo do relatório de consumo mensal

Na tela do relatório de consumo mensal, também é possível gerar o relatório de plano anual nos formatos PDF e XLS.

Passos para geração do relatório de plano anual (ver fig. 37 e 37.1):
  1. Selecione "Plano Anual – PDF ou XLS",
  2. Escolha o ano, mês inicial e final, e
  3. Clique em Gerar Relatório.
Fig. 37 – Tela do relatório de consumo mensal > plano anual – PDF

Para geração por item específico, consulte a seção 2.4.1.1. Como Consultar um Item Específico.

Fig. 37.1 - Modelo do relatório de plano anual
2.4.2.4. Relatório de consumo médio mensal por período e projeção do estoque
Passos para geração (ver fig. 38 e 38.1):
  1. Acesse Relatórios > Consumo e clique em Consumo Médio Mensal.
  2. Escolha o mês e ano final, e o mês e o ano inicial, respeitando o período mínimo de 12 meses.
  3. Clique em Gerar Relatório.
Fig. 38 – Tela do relatório de consumo médio mensal
Fig. 38.1 – Modelo do Relatório de consumo médio mensal
2.4.2.5. Relatório de consumo por setor
Passos para geração (ver fig. 39 e 39.1):
  1. Acesse Relatórios > Consumo e clique em Consumo por Setor.
  2. Selecione Todos nas seções “Setor” e “Produto”.
  3. Informe o período (data inicial e final).
  4. Clique em Gerar Relatório.
Fig. 39 – Tela do relatório de consumo por setor (geral)
Fig. 39.1 – Modelo do relatório de consumo de todos os setores
Notas Técnicas:
  • Padrão do sistema: Se os campos Setor e Produto estiverem marcados como "Todos", o relatório incluirá todos os setores e itens que tiveram consumo no período selecionado.
  • Dados exibidos: O relatório considera apenas os itens que foram retirados do almoxarifado para uso pelos setores no período definido.
    • Exemplo: Se um item (ex: resma de papel) não foi retirado do almoxarifado por nenhum setor em janeiro, ele não aparecerá no relatório de janeiro.
Filtros Adicionais (Opcionais):
  • Consulta por Setor Específico (ver fig. 40 e 40.1):
  1. Na seção "Setor", selecione Apenas um.
  2. Escolha o setor desejado na lista exibida.
  3. Insira o Período.
  4. Clique em Gerar Relatório.
  • Consulta por Item Específico (ver fig. 40):
  1. Na seção "Produto", selecione Apenas um.
  2. Pesquise o item (utilizando o código ou palavra-chave) conforme a Seção 2.4.1.1. Como Consultar um Item Específico.
  3. Insira o Período.
  4. Clique em Gerar Relatório.
Fig. 40 – Tela do relatório de consumo por setor (específico)
Fig. 40.1 – Modelo do relatório de consumo por setor (específico)

2.4.3. Relatório de Entrada no Período

Passos para geração (ver fig. 41 e 42.1):
  1. Acesse Relatórios > Entrada no Período.
  2. Selecione o Tipo de Entrada (opcional).
  3. Insira o período (data inicial e final).
  4. Clique em Gerar Relatório.
Fig. 41 – Tela do relatório entrada no período (geral)
Filtros Adicionais (Opcionais):
  • Consulta por fornecedor (ver fig. 42):
  1. Na seção "Fornecedor", selecione Apenas um.
  2. Insira o CNPJ ou o nome da razão social do fornecedor.
  3. Clique em Pesquisar > Selecione ícone de ação o fornecedor na janela exibida e clique em Ok.
  • Consulta por item específico: Utilize a função "Pesquisar Produto" (código ou palavra-chave) seguindo as instruções da seção 2.4.1.1. Como Consultar um Item Específico .
Fig. 42 – Tela do relatório entrada no período (específico)
Fig. 42.1 – Modelo do relatório de entrada no período

2.4.4. Relatório de Posição de Estoque

Tipos disponíveis:
  • Estoque > 0 (itens disponíveis).
  • Estoque = 0 (itens zerados).
  • Por Mês/Data (histórico):
Passos para geração (ver fig. 43 e 43.1):
  1. Acesse Relatórios > Estoque e escolha Posição Estoque ou Estoque por Categoria.
  2. Selecione o tipo de relatório desejado ("> 0", "= 0", por mês ou por data).
  3. Informe Mês/Data, caso escolha os tipos "Por Mês" e "Por Data".
  4. Clique em Gerar Relatório.
Fig. 43 – Tela do relatório de posição do estoque
Fig. 43.1 - Modelo do relatório posição de estoque > 0

2.4.5. Relatório Histórico de Movimentação por Item

Passos para geração (ver fig. 44 e 44.1):
  1. Acesse Relatórios > Histórico de Movimentação por Item.
  2. Na seção "Pesquisar Produto", pesquise o item (utilizando o código ou palavra-chave) conforme a Seção 2.4.1.1. Como Consultar um Item Específico.
  3. Clique em Gerar Relatório.
Fig. 44 - Tela do relatório histórico de movimentação por item
Fig. 44.1 - Modelo do relatório de histórico da movimentação por item

2.4.6. Relatório de Itens do Catálogo

Fig. 45 – Tela do relatório itens do catálogo
Fig. 45.1 - Modelo do relatório de itens ativos/inativos

2.4.7. Relatório de Material Sem Movimentação

Passos para geração (ver fig. 46 e 46.1):
  1. Acesse Relatórios > Material sem Movimentação.
  2. Informe o número de dias sem movimentação no campo correspondente.
  3. Clique em Gerar Relatório.
Fig. 46 –Tela do relatório de material sem movimentação
Fig. 46.1 - Modelo do relatório de material sem movimentação

2.4.8. Relatório Gerencial de Avaliação do Estoque do Almoxarifado

Passos para geração (ver fig. 47 e 47.1):
  1. Acesse Relatórios > Relatório Gerencial de Avaliação do Estoque do Almoxarifado.
  2. Selecione o exercício e a data de referência (recomenda-se utilizar o último dia do exercício).
  3. Clique em Gerar Relatório.
Filtro Adicional:
  • Consulta por itens com o IAEA fora do padrão aceitável:
  1. Na tela do relatório, marque a opção Itens.
  2. Siga os passos padrão (seleção de exercício e data).
  3. Clique em Gerar Relatório para listar apenas itens com IAEA crítico.
  • Exemplo prático: Se o IAEA do item "Açúcar cristal branco" for 150% (acima do aceitável), ele será destacado no relatório detalhado.
Fig. 47 - Tela do relatório gerencial de avaliação do estoque do almoxarifado
Notas Técnicas:
  1. Escopo do IAEA:
    • O indicador avalia entradas e saídas de todo o exercício, incluindo o saldo do exercício anterior para cálculo da adequação do estoque.
    • Períodos parciais (inferiores ao exercício completo) distorcem resultados, pois o IAEA é projetado para análise integrada do ciclo anual.
  2. Interpretação do IAEA (ao final do exercício):
    • 100% ≤ IAEA ≤ 130%: Estoque dentro da capacidade ideal, com entradas e saldo anterior alinhados às saídas.
    • IAEA > 130%: Excesso de estoque, indicando possível custo elevado de armazenagem ou itens ociosos.
  3. Ações Recomendadas para IAEA > 130%:
    • Verifique se as saídas registradas no sistema correspondem ao estoque físico.
    • Priorize a redução de novas entradas ou redistribuição de estoque entre unidades.
Fig. 47.1 – Modelo do relatório gerencial de avaliação do estoque do almoxarifado

2.4.9. Relatório de Movimentação Mensal

Tipos disponíveis:
  • Analítico: Detalha cada operação individual, fornecendo informações específicas de cada item.
  • Sintético: Resume as movimentações, exibindo totais gerais por categoria.
Passos para geração (ver fig. 48, 48.1 e 48.2):
  1. Acesse Relatórios > Movimentação Mensal.
  2. Informe o período correspondente ao mês/ano de interesse.
  3. Escolha o tipo de apresentação (analítico ou sintético)
  4. Selecione o formato desejado (PDF ou XLS).
  5. Clique em Gerar Relatório.
Fig. 48 - Tela do relatório de movimentação mensal
Fig. 48.1 - Modelo do relatório de movimentação mensal analítico
Fig. 48.2 - Modelo do relatório de movimentação mensal sintético

2.4.10. Relatório Simplificado - Quantidade

Este relatório fornece uma visão resumida da quantidade movimentada de cada item, incluindo o saldo da quantidade do exercício anterior e o saldo atual, em um período definido.

Passos para geração (ver fig. 49 e 49.1):
  1. Acesse Relatórios > Simplificado - Quantidade.
  2. Informe o período.
  3. Clique em Gerar Relatório.
Fig. 49 - Tela do relatórios simplificado - quantidade
Fig. 49.1 Modelo do relatórios simplificado - quantidade

2.4.11. Termo de Entrada

Passos para geração (ver fig. 50 e 50.1):
  1. Acesse Relatórios > Termo de Entrada.
  2. Informe o período de consulta.
  3. Clique em Pesquisar.
  4. Na lista de termos exibida, clique no ícone ícone de ação ao lado do termo desejado.
Fig. 50 - Tela do termo de entrada
Fig. 50.1 - Modelo do termo de entrada

2.4.12. Termo de Transferência

Passos para geração (ver fig. 51 e 51.1):
  1. Acesse Relatórios > Termo de Transferência.
  2. Informe o órgão e o almoxarifado de destino.
  3. Insira o período da consulta e clique em Pesquisar.
  4. Na lista de termos exibida, clique no ícone ícone de ação ao lado do termo desejado para gerar o documento.
Fig. 51 - Tela do termo de transferência
Fig. 51.1 - Modelo do termo de transferência

2.5. Módulo Consultas

  • Baixas
  • Devoluções
  • Entradas
  • Requisições
  • Usuários
Fig. 52 - Interface do módulo consultas

2.5.1. Consulta de Baixas

Passos para a consulta (ver fig. 53, 53.1 e 53.2):
  1. Acesse Consultas > Baixas.
  2. Informe o Período (data inicial e final).
  3. Selecione o Almoxarifado.
  4. Clique em:
    • Pesquisar e Imprimir para gerar o relatório de baixas.
    • Ou no Ícone ícone de ação para emitir o termo de baixa. Reinicie consultas (opcional): Use Limpar para redefinir os campos e iniciar uma nova pesquisa.
Fig. 53 - Tela de parâmetro da consulta - baixas

Relatório de baixas (Fig. 53.1): Exibe o número do termo, data da baixa, órgão e justificativa.

Fig. 53.1 - Modelo do relatório de baixa

Termo de Baixa (fig. 53.2): Documento formal que válida a baixa patrimonial, registrando: Número do processo administrativo; Tipo de baixa (ex.: cadastro indevido, obsolescência); Itens baixados (código, descrição); Responsáveis pela ação; Quantidades, valores unitário e total; Campo para assinatura do responsável pela homologação.

Fig. 53.2 - Modelo do termo de baixa

2.5.2. Consulta de Devoluções

Passos para emissão do termo de devolução (ver fig. 54 e 54.1):
  1. Acesse Consultas > Devoluções.
  2. Selecione o almoxarifado.
  3. Informe o período (data inicial e final).
  4. Clique em pesquisar.
  5. Na coluna “Ações”, clique no ícone ícone de ação .
Fig. 54 - Tela de consultas devoluções
Fig. 54.1 – Modelo de termo de devolução

2.5.3. Consulta de Entradas

Passos para a consulta (ver fig. 55 e 55.1):
  1. Acesse Consultas > Entradas.
  2. Informe o almoxarifado.
  3. Selecione o tipo de bem:
    • Contabilizado (patrimônio próprio).
    • Terceiros (bens de terceiros).
  4. (Opcional) Filtre por Tipo de Movimentação (ex: "cadastro indevido").
  5. Defina se inclui transferências: habilitado ícone de ação /não habilitado . ícone de ação
  6. Em Item:
    • Selecione Todos para consulta geral.
    • Ou Apenas um e pesquise o item específico (método da Seção 2.4.1.1. Como Consultar um Item Específico).
  7. Informe o Período (data inicial e final).
  8. Clique em Pesquisar.
  9. Na lista, clique no CNPJ para detalhes da entrada.
Fig. 55 - Tela de visualização de entradas
Fig. 55.1 – Contin. tela de visualização de entradas

2.5.4. Consulta de Requisições

Passos para a pesquisa (ver fig. 56 a 57.1):
  1. Acesse Consultas > Requisições.
  2. Informe o Período de requisição ou atendimento (data inicial e final).
  3. Selecione o Almoxarifado, Setor e o Status.
  4. Clique em Pesquisar para exibir os resultados.
  5. Clique em Imprimir para gerar o Relatório de Requisições.
  6. Clique no Número de Solicitação ou Nome do Requisitante para visualizar detalhes da requisição.
  7. Clique em Imprimir para gerar a nota de recebimento.
Fig. 56 – Consulta lista de requisições
Fig. 56.1 – Modelo do relatório de requisições
Fig. 57 - Tela de detalhes da requisição
Fig. 57.1 – Modelo da nota de recebimento

2.5.5. Consulta de Usuários

  1. Acesse Consultas > Usuários.
  2. Selecione o Almoxarifado.
  3. Escolha Setor (específico) ou Todos.
  4. Clique em Pesquisar.
  5. Clique em Imprimir para gerar o Relatório de usuários.
Filtro por nome:
  1. No campo Nome do Usuário, digite o nome parcial ou completo.
  2. Clique em pesquisar.
  3. Use Imprimir para gerar relatório em PDF.
Fig. 58 - Tela de consultas de usuários
Fig. 58.1 – Modelo de relatório de usuários por setor

2.6. Módulo Processos

  1. Acesse Processos > Fechamento Almoxarifado.
  2. Selecione o Almoxarifado.
  3. Informe o Ano e o Mês de referência.
  4. Clique em Gerar Fechamento.
Fig. 59 - Tela de fechamento do almoxarifado

3. GRUPO DE ACESSO SOLICITANTE

Este perfil de acesso é atribuído ao usuário responsável por requisitar materiais de consumo do almoxarifado através do Sistema de Gestão de Almoxarifado (SGA), atendendo às necessidades específicas do seu setor.

3.1. Módulo Início

Principais Funcionalidades:
  • Consultar detalhes de requisições (ver fig. 60):
  1. Na tela inicial, encontre a requisição desejada.
  2. Na coluna “Ações”, clique no ícone ícone de ação para ver detalhes como itens, quantidades e status.
  • Cancelar requisição (ver fig. 60):
  1. Na coluna “Ações”, clique no ícone de cancelamento ícone de ação .
  2. Confirme clicando em Ok para cancelar a requisição.
Fig. 60 – Tela de início do solicitante

3.2. Módulo Movimentação

Passos para realizar requisições (ver fig. 61):
  1. Acesse Movimentação > Requisições.
  2. Insira o código ou palavra-chave do item e clique em Pesquisar.
  3. Selecione o item desejado e preencha a quantidade necessária.
  4. Clique em Ok > Salvar para enviar a requisição ao almoxarifado.
Notas Técnicas:
  • Disponibilidade: Itens não disponíveis no estoque não serão habilitados para requisição.
  • Edição: Requisições pendentes podem ser ajustadas antes do atendimento pelo almoxarifado.
Fig. 61 – Tela de requisições de materiais

3.3. Módulo Consultas

Passos para consulta (ver fig. 62 e 62.1):
  1. Acesse Consultas > Requisições.
  2. Selecione o Período e o Status (por exemplo, "Atendido").
  3. Clique em Pesquisar para exibir os resultados.
Geração de relatório:
  • Após realizar a consulta, clique em Imprimir para gerar a consulta em formato PDF.
Fig. 62 – Tela de consultas de requisições
Fig. 62.1 – Modelo do relatório de requisições
Passos para devolução de item (ver fig. 63):
  1. Na lista de requisições atendidas, clique no ícone ícone de ação na coluna “Devolução”.
  2. Informe a quantidade a ser devolvida.
  3. Escreva o Motivo no campo "Observação".
  4. Clique em Salvar para confirmar.
Fig. 63 – Tela de consultas e devolução de item
Notas Técnicas:
  • Restrição: Quantidade devolvida não pode exceder a quantidade atendida originalmente.
  • Registro automático: O sistema atualiza o estoque imediatamente após a devolução.

4. SEÇÃO ESPECIAL PARA GRUPO DE ACESSO GESTOR

O conteúdo desta seção visa orientar os usuários com perfil Gestor a gerenciar acessos, classificar materiais, homologar solicitações e controlar permissões específicas do sistema, mantendo conformidade com as políticas de gestão patrimonial no âmbito municipal.

4.1. Criação de Perfis de Acesso

Passos para criação de perfis de acesso (ver fig. 1 a 3):
  1. Acesse o sistema Guardião > Controle de Acesso (ver fig. 1).
  2. Pesquise o usuário (ver fig. 2):
    • Clique em Usuários e busque por nome/CPF.
    • Ou busque por e-mail/entidade.
    • Clique em Buscar e em ícone de ação .
  3. Crie o perfil (ver fig. 3):
    • Clique em Adicionar novo grupo.
    • Selecione o sistema (Patrimonio – Patrimonio para SGPAT ou Almoxarifado – Sistema Gestor de Almoxarifado para SGA).
    • Escolha o grupo de acesso conforme a necessidade.
    • Clique em Salvar.
Fig. 1 – Tela de acesso ao sistema controle de acesso via guardião
Fig. 2 – Pesquisa de usuários por nome ou CPF
Fig. 3 – Criação de perfil de acesso para sistemas de patrimônio

4.2. Módulo Início

Passos para classificação de materiais (ver fig. 4):
  1. Acesse: Inicio > Página Inicial.
  2. Clique em Existe Material/Serviço Pendente de Classificação.
  3. Informe o Código do Material/Serviço ou do item, ou a Descrição e clique em Pesquisar.
  4. Clique no ícone ícone de ação para visualizar detalhes.
  5. Classifique:
    • Plaquetado: Clique no ícone ícone de ação .
    • Não Plaquetado: Clique no ícone ícone de ação .
Fig. 4 – Classificação de material/serviço como plaquetado ou não plaquetado
Passos para homologação de solicitações de baixa (ver fig. 5):
  1. Acesse: Inicio > Página Inicial.
  2. Na aba Solicitações de Baixa, analise a lista.
  3. Na coluna Ações, ao lado da solicitação em análise:
    • Clique no ícone ícone de ação para visualizar detalhes.
    • Se estiver em conformidade, clique em Atender > Salvar para homologar a baixa.
    • Para cancelar a solicitação, clique no ícone ícone de ação > Ok.
Fig. 5 – Tela análise e homologação de solicitações de baixa

4.3. Módulo Cadastro

Fig. 6 - Tela do módulo cadastro

4.3.1. Almoxarifado

Passos para criação de um almoxarifado (ver fig. 7):
A. Fluxo Padrão (Todos os almoxarifados):
  1. Acesse: Cadastro > Almoxarifado > Criar novo.
  2. Preencha:
    • Selecione o Órgão.
    • Informe dados obrigatórios (ex: CPF e nome do responsável).
  3. Clique em Cadastrar. B. Fluxo Específico aplicável apenas se o almoxarifado da SMS/Hospitais exigir integração com o SIGIS (ver fig. 7):
  4. Siga os passos A.1 e A.2 acima.
  5. Marque ✅ ícone de ação "Habilitar Serviços da SMS”.
  6. Insira a URL do serviço da SMS válida: http://xxxxxxxxxx (sempre validar URL com a COGECT).
  7. Clique em Cadastrar.
Fig. 7 – Tela de cadastro de almoxarifado
Notas Técnicas: A opção "Habilitar Serviços da SMS" deve ser usada exclusivamente quando:
  • O almoxarifado criado é de UG da saúde (ex: hospitais, SMS);
  • E requer integração com o SIGIS para troca de dados.
⚠ Não habilite se:
  • O almoxarifado for da saúde, mas não usar SIGIS.
  • For de outras UG´s. ⚠ A URL do serviço deve ser validada com a equipe da COGECT antes do cadastro. Além da criação de almoxarifados, a funcionalidade também permite a atualização cadastral do almoxarifado e do respectivo responsável no órgão.
Passos para edição de cadastro (ver fig. 8):
  1. Acesse: Cadastro > Almoxarifado.
  2. Digite o nome do Órgão e clique em Pesquisar, ou clique diretamente no nome do Almoxarifado na lista de almoxarifados cadastrados.
  3. Altere os dados necessários e clique em Atualizar.
Fig. 8 – Tela de edição do cadastro do almoxarifado
Funções Adicionais:
  • Excluir almoxarifado (Fig. 9): Clique no ícone ícone de ação ao lado do nome do responsável e em Ok.
Fig. 9 – Exclusão de almoxarifado
  • Vincular usuário ao almoxarifado (ver fig. 10): Na aba "Manutenção de Almoxarife", selecione o usuário em "Almoxarifes" e clique em ícone de ação .
  • Excluir usuário (fig. 10): Na lista de almoxarifes, clique no ícone ícone de ação ao lado do nome do usuário e confirme em Ok.
Fig. 10 – Adição e Exclusão de usuário

4.3.2. Fornecedor

Passos para pesquisar um fornecedor (ver fig. 11):
  1. Acesse: Cadastro > Fornecedor.
  2. Selecione a opção (Todos, CNPJ, CPF, ou digite o nome da razão social.
  3. Clique em Pesquisar ou Limpar para redefinir.
Fig. 11 – Consulta de fornecedores cadastrados

4.3.3. Liberação de Nota Fiscal

Passos para liberação de nota fiscal (ver fig. 12):
  1. Acesse: Cadastro > Liberação de Nota Fiscal.
  2. Preencha:
    • Selecione Órgão e tipo de bem (Consumo ou Permanente).
    • Informe CNPJ/CPF do fornecedor e clique em Pesquisar.
    • Selecione o tipo da nota e insira a chave de acesso.
  3. Clique no ícone ícone de ação para pesquisar a nota ou em ícone de ação para corrigir a chave.
  4. Clique em Confirmar ou Limpar para reiniciar.
Fig. 12 – Tela de liberação de nota fiscal

4.3.4. Catálogo

Passos para edição (ver fig. 13):
  1. Acesse: Cadastro > Catálogo > Consulta/Cadastro.
  2. Selecione o Órgão, Almoxarifado e tipo de material (consumo ou patrimônio, ou ambos).
  3. Pesquise:
    • Clique em Pesquisar para listar todos os itens.
    • Ou digite palavra-chave/código do item e clique em Pesquisar para busca específica.
  4. Clique no ícone ícone de ação ao lado do item, ajuste os parâmetros e clique em Editar.
Fig. 13 – Tela de consulta/edição de itens do almoxarifado
Notas Técnicas:
  • Alterações no fator multiplicador só são permitidas com estoque zerado.
  • A funcionalidade Solicitação Catálogo está descontinuada.
Passos para ativação/desativação de itens (ver fig. 14):
  1. Desativar: Clique no ícone ícone de ação (item ativo) e confirme Ok.
  2. Ativar: Clique no ícone ícone de ação (item inativo).
Fig. 14 – Tela de desativação/ativação de itens

4.3.5. Órgãos

Passos para consulta e edição (ver fig. 15):
  1. Acesse: Cadastro > Órgãos.
  2. Clique em Pesquisar para pesquisar todos ou digite o Nome/Sigla da UG e clique em Pesquisar.
  3. Em Ações, clique no ícone ícone de ação , ajuste os dados (Nome, Sigla, CNPJ) e clique em Editar > Ok.
Fig. 15 – Tela de edição do cadastro de UG
Passos para ativação/desativação de uma UG (ver fig. 16):
  1. Desativar: Em Ações, clique no ícone ícone de ação (UG ativa) e confirme Ok.
  2. Ativar: Clique no ícone ícone de ação (UG inativo) e confirme em Ok.
Fig. 16 – Desativação e ativação de uma UG
Notas Técnicas:
  • Só é possível inativar UGs sem bens registrados ou transferências pendentes.
  • Após criar uma UG, é necessário cadastrar seu almoxarifado e setores.
Passos para criação de nova UG (ver fig. 17):
  1. Acesse: Cadastro > Órgãos > Cadastrar.
  2. Preencha: Nome, Sigla, nº da Unidade Orçamentária, CNPJ e tipo (Órgão ou Fundo).
  3. Marque a opção Órgão ou Fundo, conforme a UG que será criada.
  4. Clique em Cadastrar > Ok. Se for necessário corrigir os dados inseridos, clique em Limpar.
Fig. 17 – Tela de cadastro de UG

4.3.6. Permissões

4.3.6.1. Situação física x tipo de entrada
Passos para gerenciar situação física por tipo de entrada (ver fig. 18 e 19):
  1. Acesse: Cadastro > Permissões.
  2. Marque Situação Física x Tipo de Entrada.
  3. Selecione o Órgão, tipo de bem Contabilizado e o Tipo de Entrada.
  4. Libere/Desabilite:
    • Liberação: Selecione a Situação Física à esquerda, clique no ícone ícone de ação e em Atualizar.
    • Desabilitação: Selecione a Situação Física à direita, clique em ícone de ação e Atualizar.
Fig. 18 – Liberação de situação física por tipo de entrada
Fig. 19 – Desabilitação de situação física por tipo de entrada
4.3.6.2. Órgão x tipo de entrada
Passos para controlar tipo de entrada por órgão (ver fig. 20 e 21):
  1. Acesse: Cadastro > Permissões.
  2. Marque Órgão x Tipo de Entrada.
  3. Selecione o Órgão e o tipo de bem Contabilizado.
  4. Libere/Desabilite:
    • Liberação: Selecione o Tipo de Entrada à esquerda, clique em ícone de ação e Atualizar > Ok.
    • Desabilitação: Selecione Tipo de Entrada à direita, clique em ícone de ação e Atualizar > Ok.
    • Para o tipo de entrada Inventário, informe se é bem antigo ou novo antes de confirmar.
Fig. 20 – Liberação tipo de entrada por órgão
Fig. 21 – Desabilitação de tipo de entrada por órgão
4.3.6.3. Maior valor da nota
Passos para configurar flexibilização de maior valor de nota fiscal (ver fig. 22 e 23):
  1. Acesse: Cadastro > Permissões.
  2. Marque Maior Valor da Nota.
  3. Selecione o Órgão.
  4. Configure:
    • Liberação: Selecione Não e clique em Salvar.
    • Padrão: Selecione Sim e clique em Salvar.
Fig. 22 – Liberação de maior valor de item da nota fiscal
Fig. 23 – Manter padrão de verificação de maior valor de item da nota
4.3.6.4. Usuário perfil relatório x órgão
Passos para gerenciar acessos a relatórios por órgão (ver fig. 24 e 25):
  1. Acesse: Cadastro > Permissões.
  2. Marque Usuário Perfil Relatório x Órgão.
  3. Selecione o Órgão de origem do usuário.
  4. Informe o nome do usuário.
  5. Libere/Remova:
    • Liberação: Selecione o Órgão à esquerda, clique em ícone de ação e Atualizar > Ok.
    • Remoção: Selecione o Órgão à direita, clique em ícone de ação e Atualizar > Ok.
Fig. 24 – Liberação de acesso a relatórios por órgão
Fig. 25 – Remoção de acesso a relatórios por órgãos
4.3.6.5. Liberar a utilização de casas decimais x tipo de entrada
Passos para configurar uso de casas decimais (ver fig. 26):
  1. Acesse: Cadastro > Permissões.
  2. Marque Liberar a Utilização de Casas Decimais x Tipo de Entrada.
  3. Selecione o Órgão, tipo de bem Contabilizado e o Tipo de Entrada.
  4. Selecione Sim (liberar) ou Não (desabilitar) e clique em Atualizar.
Fig. 26 – Configuração de uso de casas decimais
4.3.6.6. Liberar transferências para almoxarifados não integrados com o SIGIS
Passos para permitir transferência entre almoxarifados Não-SIGIS (ver fig. 27):
  1. Acesse: Cadastro > Permissões.
  2. Marque Liberar Transferências para Almoxarifados não Integrados com o SIGIS.
  3. Selecione o Órgão e o Almoxarifado.
  4. Marque a caixa ícone de ação para habilitar, ou desmarque ícone de ação para desabilitar.
  5. Clique em Atualizar.
Fig. 27 – liberação de transferência para almoxarifado não integrado ao SIGIS
4.3.6.7. Liberar correção do lançamento de contagem
Passos para liberar a correção do lançamento de contagem (ver fig. 28):
  1. Acesse: Cadastro > Permissões.
  2. Marque Liberar Correção do Lançamento de Contagem.
  3. Selecione o Órgão e o Almoxarifado.
  4. Na aba Pesquisar Produto, insira o código do item e clique em Pesquisar.
  5. Selecione o item ícone de ação e clique em Ok.
  6. Clique em Salvar.
Fig. 28 – Liberação de correção de lançamento de contagem
4.3.6.8. Bloquear transferências
Passos para bloquear transferências durante o inventário (ver fig. 29 e 30):
  1. Acesse: Cadastro > Permissões.
  2. Marque Bloquear Transferências.
  3. Selecione o Órgão e o Almoxarifado (ou escolha Todos).
  4. Selecione Sim e clique em Atualizar.
Fig. 29 – Bloqueio de transferências por almoxarifado específico
Fig. 30 – Bloqueio de transferências para todos almoxarifados

4.3.7. Setor

Passos para criação de setor (ver fig. 31):
  1. Acesse Cadastro > Setor > Criar novo.
  2. Preencha:
    • Selecione Órgão e Unidade correspondente.
    • Informe o Nome e a Sigla do setor.
    • Selecione o Almoxarifado que o setor será vinculado.
  3. Clique em Salvar.
Fig. 31 – Tela de criação de setor no almoxarifado
Passos para extinção de um setor (ver fig. 32):
  1. Acesse: Cadastro > Setor.
  2. Selecione o Órgão e o Almoxarifado.
  3. Clique em Pesquisar para pesquisar todos ou digite o Nome/Sigla do setor e clique em Pesquisar.
  4. Clique no ícone ícone de ação e confirme em Ok.
Fig. 32 – Extinção de setor no almoxarifado
Passos para vincular usuário a um setor (ver fig. 33):
  1. Após pesquisar o setor, clique no ícone ícone de ação .
  2. Selecione o usuário em “Usuários sem setor”.
  3. Clique no ícone ícone de ação e em Atualizar.
Fig. 33 – Adição de usuário a um setor
Passos para excluir um usuário (ver fig. 34):
  1. Na lista de usuários do setor pesquisado, clique no ícone ícone de ação à direita do nome.
  2. Clique em Ok para confirmar a exclusão.
  3. Na janela de confirmação exibida:
    • Clique em Ok para remover o usuário.
    • Ou em Cancelar para desistir da operação.
Fig. 34 – Exclusão de usuário de um setor

4.3.8. Termo de Acordo

Passos para a consulta (ver fig. 35):
  1. Acesse: Cadastro > Termo de Acordo.
  2. Selecione o Órgão e o Almoxarifado.
  3. Clique em Pesquisar e depois no ícone ícone de ação , para detalhes.
Fig. 35 – Tela de consulta termo de acordo

5. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Este manual operacional do Sistema de Gestão de Almoxarifado (SGA) integra diretrizes e procedimentos indispensáveis para a utilização adequada da plataforma, alinhando-se ao Decreto Municipal nº 16.109/2024 e à Instrução Normativa SEPOG nº 001/2019. Representa um marco na padronização dos processos de gestão patrimonial no Município de Fortaleza, oferecendo aos usuários um referencial completo e acessível para operações diárias no sistema. Principais benefícios da adoção desta documentação:

  • Uniformização na execução dos procedimentos operacionais do sistema.
  • Redução de inconsistências e aumento da confiabilidade das informações.
  • Otimização do tempo dos usuários através de instruções claras e sequenciais.
  • Otimização do uso dos recursos públicos por meio de controle eficiente dos estoques.
  • Fortalecimento da governança e da prestação de contas por meio da correta aplicação dos controles estabelecidos.

Recomenda-se que os usuários acompanhem as revisões futuras deste manual, a serem divulgadas por meio dos canais oficiais da SEPOG/COGEPAT/CEMOVA.

Reconhecemos e agradecemos a contribuição de todos os servidores e equipes envolvidas que participaram da elaboração deste manual, cujo empenho foi fundamental para a consolidação deste importante instrumento de trabalho.

Atualizações e Melhoria Contínua

O manual é fruto da colaboração entre a COGEPAT/CEMOVA e os usuários dos órgãos municipais, consolidando melhores práticas para o uso diário do sistema. Ele estará sujeito a revisões periódicas para incorporar novas funcionalidades do sistema, alterações na legislação pertinente, melhorias nos fluxos operacionais e contribuições dos usuários através de feedback. A equipe da CEMOVA reforça seu compromisso com a capacitação dos usuários, oferecendo suporte técnico especializado e orientações para otimização do uso do sistema.

Mensagem Final

Esta documentação constitui ferramenta essencial para a excelência na gestão dos bens públicos municipais, representando o compromisso da SEPOG/COGEPAT/CEMOVA com a transparência, eficiência e qualidade dos serviços públicos prestados pelos órgãos à população. O sucesso desta iniciativa, no entanto, depende diretamente do engajamento de cada usuário, que se concretiza ao:

  • Adotar os procedimentos aqui estabelecidos como referência obrigatória para as operações diárias.
  • Consultar regularmente as versões atualizadas do manual, disponíveis nos canais oficiais.
  • Contribuir ativamente com sugestões de melhoria através dos canais institucionais da gestão corporativa de patrimônio móvel (e-mail: cemova.sepog@sepog.fortaleza.ce.gov.br telefone: 3512 – 9621).

GLOSSÁRIO

Termo Definição / Significado
PMF Prefeitura Municipal de Fortaleza, ente público municipal responsável pela administração da cidade.
SEPOG Secretaria Municipal do Planejamento, Orçamento e Gestão.
COGEPAT Coordenadoria de Gestão do Patrimônio da SEPOG, responsável por coordenar as políticas de gestão patrimonial no âmbito municipal.
CEMOVA Célula de Gestão de Bens Móveis e Almoxarifado vinculada à COGEPAT.
SGA Sistema de Gestão de Almoxarifado, plataforma destinada ao registro de bens de consumo e permanentes, e ao controle dos bens de consumo.
SGPAT Sistema de Gestão de Patrimônio Móvel, integrado ao SGA para controle unificado de bens permanentes.
Fig. Abreviação de figura, usada para indicar uma imagem ou ilustração dentro do documento que complementa ou exemplifica o conteúdo apresentado.
Guardião Plataforma de controle e gestão de acesso que permite o gerenciamento centralizado dos diversos sistemas corporativos da PMF.
COAFI Coordenadoria Administrativo - Financeira, responsável por coordenar a gestão administrativa/patrimonial e financeira em cada órgão setorial.
UG Unidade Gestora, órgão ou entidade da PMF com autonomia administrativa.
Almoxarifado Unidade física ou virtual para recebimento, armazenamento, controle e distribuição de materiais de consumo e bens permanentes.
Estoque Quantidade de materiais disponíveis para uso ou distribuição.
Setor Unidade organizacional que solicita materiais ao almoxarifado.
Avaliação de Bens Processo de determinação do valor de mercado de bens permanentes com base em critérios técnicos para registro patrimonial.
Vida Útil Período durante o qual um bem permanente mantém características funcionais.
FIPE Fundação responsável pela tabela de preços de veículos usados.
Baixa Remoção definitiva de um bem do patrimônio por obsolescência, extravio, ou outros motivos.
Bem de Consumo São considerados aqueles que, em razão de seu uso corrente e da definição da Lei Federal nº 4.320/64, perdem a sua identidade e natureza físicas com o decorrer do tempo, e/ou tem uma durabilidade limitada a 2 (dois) anos.
Bem Permanente São aqueles que, em razão de seu uso regular, não perde sua identidade e natureza físicas e/ou tenha durabilidade superior a 2 (dois) anos.
Bens de Terceiros Bens que não pertencem ao patrimônio público municipal, mas estão sob responsabilidade temporária do órgão.
Catálogo Conjunto de códigos e descrições padronizadas de materiais e serviços disponíveis para registros e movimentação no SGA, com suas especificações e parâmetros.
Unidade Medida padrão para controle quantitativo de materiais (peça, quilograma, litro, etc.).
Entrada Registro de incorporação de bens de consumo e de uso permanente ao almoxarifado ou ao acervo patrimonial do município.
Termo de Entrada Documento que formaliza a incorporação de bens ao patrimônio público municipal.
Termo de Acordo Documento formal que registra acordos judiciais ou administrativos para entrada de bens por dação em pagamento.
Fator Multiplicador Parâmetro utilizado para converter a unidade de fornecimento de um material em unidade de consumo.
Limite Máximo Quantidade máxima permitida de estoque para um item específico no almoxarifado.
Limite Mínimo Quantidade mínima de estoque necessário para garantir abastecimento.
Lote Identificação de um conjunto de materiais com características comuns.
IAEA Índice de Adequação de Estoque de Almoxarifado, indicador que avalia o equilíbrio entre entradas e saídas de materiais no almoxarifado.
Inventário Processo de levantamento físico e reconciliação com os registros do sistema.
Nota Fiscal Documento fiscal que comprova a operação de compra e venda de bens ou serviços.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) Documento fiscal digital, emitido e armazenado eletronicamente, que substitui a nota fiscal convencional para comprovar operações de compra e venda de bens ou serviços. Possui chave de acesso única para consulta online e validação da operação no SGA.
Tombamento Registro individualizado de bens permanentes, que atribui a cada bem um número único de identificação para controle e gestão no patrimônio público municipal.
Plaquetado Bem permanente que recebeu identificação física (plaqueta) com número de tombamento.
Não Plaquetado São bens permanentes cuja natureza física impede a fixação de plaquetas identificadoras, tais como semoventes, obras de arte, armas, algemas, coletes, botijões de gás, cilindros de oxigênio e extintores de incêndio. Esses bens recebem uma identificação patrimonial sequencial virtual para seu controle no sistema.
Requisição Solicitação formal de materiais de consumo feita pelos setores ao almoxarifado.
Movimentação Qualquer operação que altera a posição ou quantidade de bens no almoxarifado (entrada, transferência, baixa).
Transferência Movimentação de materiais entre almoxarifados de uma mesma ou diferentes unidades gestoras.
Termo de Transferência Documento que formaliza a transferência de bens entre almoxarifados ou órgãos.
Fornecedor Pessoa física ou jurídica que fornece bens ou serviços à PMF.
CNPJ Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica, documento de identificação de empresas junto à Receita Federal.
CPF Cadastro de Pessoas Físicas, documento de identificação de cidadãos brasileiros junto à Receita Federal.
Processo Administrativo Procedimento formal utilizado pela PMF para registrar e controlar suas ações por meio do Sistema de Protocolo Único - SPU.
SIGIS Sistema Integrado de Gestão e Informação em Saúde, plataforma específica para gestão na área da saúde municipal.
Feedback Resposta, retorno ou avaliação sobre uma ação, comportamento ou resultado, visando promover melhorias e reconhecer acertos.
COGECT Coordenadoria de Gestão Corporativa de Tecnologia da Informação e Comunicação.